Unsere Informationspflichten nach Art. 12-14 DSGVO
Studierende: Durchführung von Online-Lehrveranstaltungen und weiteren, für das Studium erforderlichen Seminaren und Sitzungen.
Beschäftigte und Lehrende: Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen im Online-Format zur Erfüllung ihrer Aufgaben nach dem Landeshochschulgesetz (LHG) u.a. zum Zwecke der Lehre, der Wissenschaft und der Selbstverwaltung zu ermöglichen.
Studierende:Prüfungen und Labore sofern in Prüfungsordnung verankert.
Zur Erfüllung der Aufgaben der Hochschule verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage von
Studierende und Lehrende:
- Art. 6 Abs. 1 lit. e in Verbindung mit Art. 6 Abs. 3 DS-GVO in Verbindung mit
- § 12 Abs. 1 LHG in Verbindung mit § 2 Abs. 1 LHG bzw. bei Beschäftigten § 15 Abs. 1 Landesdatenschutzgesetz (LDSG),
- § 12 Abs. 2 LHG bzw. bei Beschäftigten § 15 Abs. 2 LDSG, sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten (i.S.v. Art. 9 DS-GVO) verarbeitet werden,
- § 10 a LHG, sofern die Verarbeitung in Bild- und Tonübertragungen von Sitzungen der Organe und Gremien der Universität besteht,
- § 32 a LHG in Verbindung mit der jeweiligen Prüfungsordnung, sofern die Verarbeitung im Rahmen einer Online-Prüfung erfolgt;
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung) oder, sofern besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, Art. 9 Abs. 2 lit. a DS-GVO (Einwilligung) im Falle von Aufzeichnungen oder freiwilligen Angaben optionaler Daten.
Technische Hochschule Mannheim.
Paul-Wittsack-Straße 10
68163 Mannheim
Tel: +49 621 292-6111
Fax: +49 621 292-6420
E-Mail: info@hs-mannheim.de
Datenschutzbeauftragter: Herr Dr. Heiko Haaz
Beauftragter für die Hochschule: Herrn C. Hirsch
E- Mail: datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de
UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG
Unternehmens- und Informations-Management Consultants
Nützenberger Straße 119, 42115 Wuppertal
Accountinformationen (Cisco: User Information)
Name, E-Mail-Adresse, Browser, Eindeutige Nutzerkennung (UUID), optional: Telefonnummer, Postadresse, Profilbild
Gastgeber- und Nutzungsinformation
- Name, E-Mail-Adresse aller Teilnehmenden
- IP Adresse, Benutzeragentenkennung, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads (damit sind die IP-Adressen der Komponenten gemeint, über die die Videokonferenz aufgebaut wird, insbesondere die Knoten, über die die Teilnehmenden verbunden sind), geographische Region, Client-Version, Serviceversion
- Hardwaretyp, Betriebssystemtyp und -version, Bildschirmauflösung, Beitrittsmethode
- Informationen zum Meeting (Hostname, Meeting-Kennnummer, Meeting-Seiten-URL, Datum und Uhrzeit, Titel, Häufigkeit, Dauer des Meetings und Anwesenheitszeit pro Teilnehmenden, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität, Aktionen, Teilnahmemethode)
- Anzahl der Meetings, Zahl der Teilnehmenden, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Meetings – bezogen auf die gastgebende Person
- Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose, ergriffene Maßnahmen
- Anrufinformation (E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Username, Telefonnummer, Raumgerät)
Nutzung von Chatfunktionen (ehemals Teams)
- Gerätename, Geolokation, IP Adresse, Benutzeragentenkennung, Betriebssystemtyp und -version, Clientversion, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads (damit sind die IP-Adressen der Komponenten gemeint, über die die Videokonferenz aufgebaut wird, insbesondere die Knoten, über die die Teilnehmenden verbunden sind), MAC-Adresse, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle
- Raumaktivität (Datum, Uhrzeit, Person und Aktivität), Nachrichten (Inhalt, Absender, Empfänger, Datum, Uhrzeit und gelesene Belege), geteilter Inhalt (Dateien, Dateinamen, Größen und Typen), Whiteboard-Inhalt
- Informationen zu Besprechungen und Anrufen (Titel, Einladungsinhalt, Teilnehmende, Link, Datum, Uhrzeit, Dauer und Qualitätsbewertungen), Anwesenheit (Benutzerstatus)
- Besprechungsaufzeichnungen
Benutzergenerierte Informationen durch Cisco
- Besprechungsaufzeichnungen, sofern angefertigt
Hochgeladene Dateien (nur für Webex Events und Training)
Ihr Zugang erlischt mit dem Ausscheiden an der Technischen Hochschule Mannheim. Für Professoren bleibt der Zugang lebenslag erhalten.
Die E-Mailadresse bleibt bei Cisco noch 7 Jahre nach Löschung des Kontos erhalten (laut Webseite Cisc Inc).
Technische Protokolldateien: 60 Tage
Video und Sprache: keine Speicherung, außer Aufzeichnung durch Organisator. Je nach Anwendungszweck (z.B. Online-Vorlesung) unterschiedlich -> siehe Aufbewahrungsfristen im Moodle-Kurs DISMS@HSMA. Maximal 60 Tage bei Cisco.
Bei Online-Prüfungen: sofern die Aufzeichnung als Prüfungsnachweis verwendet werden soll, 1 Jahr (Speicherung beim Organisator / Prüfer).
Eine Aufzeichnung erfolgt nicht durch das System; nach der Live-Übertragung erfolgt keine Speicherung. Die Protokolldaten werden für max. 60 Tage gespeichert und werden automatisch gelöscht. Protokolldateien werden nicht zur Überwachung von Beschäftigten oder anderen Nutzern eingesetzt und werden nicht korreliert
- Nutzer
- Dritte, sofern der Nutzer Dritte einlädt
- Administratoren der Campus IT
- Cisco Inc. (USA) für die Nutzerdaten, nicht für die Inhalte der Konferenzen oder Kollaboration
- Auftragsverarbeiter (Cisco Systems Inc.)
Bei Nutzung der Webex-Dienste werden – sofern aktiviert – Ton und Bild sowie der Chat mit Benutzernamen und ggf. Ihre geteilten Inhalte von den anderen Teilnehmenden der jeweiligen Videokonferenz bzw. Kollaboration empfangen.
Die gastgebende Person einer Videokonferenz kann sich nach dessen Abschluss Berichte generieren, die Informationen zu den Teilnehmenden beinhalten (Name, E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Teilnahme sowie Teilnahmedauer; im Falle der Teilnahme über einen bestehenden Webex-Account die weiteren im Profil hinterlegten Daten; Beitritt von extern/intern).
Für Konfigurations-, Support- und Analysezwecke haben die Webex-Admins im CIT Zugriff auf Accountinformationen und Gastgeber- und Nutzungsinformationen, nicht aber auf benutzergenerierte Informationen.
Cisco und der Dienstleister Bechtle können für Support- und Analysezwecke nach Aufforderung durch die Hochschule lesend auf Accountinformationen und Gastgeber- und Nutzungsinformationen zugreifen.
Alle Daten werden von Cisco Systems, Inc. mit eingetragenem Firmensitz in 170 West Tasman Drive, San Jose, California 95134, USA als Auftragsverarbeiter verarbeitet. Der Auftragsverarbeiter setzt bei der Verarbeitung Subunternehmer ein.
Die Webex-Präsenzen der Technischen Hochschule Mannheim befinden sich in der EU.
Wir führen kein Profiling durch, es werden in der CIT keine Protokolldateien erzeugt.
Mit Cisco Inc. wurde eine AV abgeschlossen. Cisco Inc. verpflichten sich die Regelungen der DSGVO einzuhalten.
Sollten Sie Daten an Dritte außerhalb der Hochschule oder in Drittländer verlinken, obliegt dies Ihrer Verantwortung. Hochschul-Interna, wie Daten aus Berufungsverfahren, dürfen nicht an Unbefugte verlinkt werden.
EU-US-Privacy Shield
Standard Contractual Clauses
https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html (Datenschutzerklärung)
https://help.webex.com/de-de/article/pdz31w/Compliance-und-Zertifizierungen-f%C3%BCr-Webex
https://www.cisco.com/c/en/us/about/trust-center/gdpr.html
https://trustportal.cisco.com/c/r/ctp/trust-portal.html?doctype=Privacy%20Data%20Sheet|Privacy%20Data%20Map#/customer_transparency/pdfViewer/c%2Fdam%2Fr%2Fctp%2Fdocs%2Fprivacydatasheet%2Fcollaboration%2Fcisco-webex-contact-center-enterprise-privacy-data-sheet.pdf?docClassification=public (Datenblatt für die Registrierung und Administration der Nutzer)
Im Sinne der DS-GVO haben Sie folgende Rechte als betroffene Person:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), sofern und soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO), sofern und soweit die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO beruht
Sofern die Nutzung der Webex-Dienste auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt aber nur in die Zukunft. Die auf der Einwilligung beruhende Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt also rechtmäßig. Wenn Sie Ihre Rechte wahrnehmen wollen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten der Technischen Hochschule Mannheim oder den Webex-Support Campus IT. Sie haben das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt. Die Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Lautenschlagerstraße 20 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
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