Arbeiten aus dem Homeoffice in Pandemiezeiten

Wir möchten Ihnen auf dieser Seite einen Überblick an Informationen und Anleitungen zur Verfügung stellen, die Ihnen den Einstieg ins Homeoffice erleichtern. Sie finden nachfolgend Erklärungen, wie Sie unsere Dienste auch aus dem Homeoffice nutzen können und was Sie hierfür benötigen.

Wichtige Hinweise

Bitte beachten Sie die Hinweise des Informationssicherheitsbeauftragten in der Richtlinie für den sicheren Umgang mit Informationen und IT-Diensten (Richtlinie kann nach erfolgter Anmeldung eingesehen werden). Weitere Informationen und Hinweise zur IT-Sicherheit finden Sie auf der Seite der Informationssicherheit und auf unseren Seiten.

Sprechen Sie bitte mit Ihrem Vorgesetzten über Ihre Tätigkeiten im mobilen Arbeiten und klären Sie auch, ob das Verschieben oder Kopieren von Hochschuldaten auf ein zentrales Laufwerk oder ClouSI in Ihrem Fall datenschutzrechtlich erlaubt ist.

Löschen Sie nicht benötigte Daten von den zentralen Laufwerken.

Was benötigen Sie?

  • Genehmigter Antrag auf mobile Arbeit
  • Privater Rechner oder Dienstlaptop mit entsprechendem Basisschutz (Informationen hierzu finden Sie hier). Bitte beachten Sie die oben genannte Richtlinie!
  • Internetverbindung zuhause (Kommunikationsnetz/WLAN/Kabel)
  • Personalnummer und dazugehöriges Passwort zur Zeiterfassung (das ist nicht das zentrale Kennwort)
  • Zentrale/r Benutzername/-kennung der Hochschule und zentrales Passwort (Benuterzname/-kennung ist der Loginname, mit dem Sie Ihre E-Mails abrufen oder das Intranet nutzen. Informationen hierzu finden Sie hier)
  • Eventuell Office-Paket (Microsoft Office für zu Hause). Das Office-Paket können Sie nur auf einem Dienstgerät nutzen.

Notwendige Informationen

  • VPN:
    Der Begriff VPN bezeichnet ein virtuelles privates (in sich geschlossenes) Kommunikationsnetz. Das VPN dient dazu, Teilnehmer des bestehenden Kommunikationsnetzes an ein anderes Netz zu binden. So kann Ihr Computer von zu Hause aus Zugriff auf das Hochschulnetz erlangen, so als wären Sie an der Hochschule (Bitte beachten Sie, dass dies nicht für das Verwaltungsnetz gilt). Sie brauchen KEINEN VPN Klienten für den Zugriff auf Webex, E-Mail oder ClouSI.
    Anleitungen, wie Sie den VPN-Client einrichten können, finden Sie hier VPN-Client.
  • Zeiterfassung:
    Zum Einloggen in das Zeiterfassungssystem (https://zeit.hs-mannheim.de) außerhalb der Hochschule benötigen Sie eine aktive VPN-Verbindung. Weitere Erklärungen zum Thema Zeiterfassung finden Sie hier Zeiterfassung/ Zeitwirtschaft.
  • E-Mail Zugriff:
    Sie können über den Browser auf Webmail zugreifen unter (https://mail.hs-mannheim.de oder https://mail.hs-mannheim.de/hpronto). Hierfür wird keine VPN-Verbindung benötigt. Die Anleitungen zum E-Mail Zugriff mit Mail-Programmen finden Sie hier Mailclients.
  • ClouSI:
    Über Ihren Browser können Sie auf ClouSI auf Ihren Online-Speicher zugreifen. Sie benötigen hierzu keine VPN-Verbindung. Bitte beachten Sie, dass es auf ClouSI keine Datensicherung gibt. Für die Speicherung von sensiblen Daten und/oder personenbezogenen Daten darf ClouSI nicht ohne Genehmigung durch den Vorgesetzten genutzt werden. Weitere Details zur Speicherung von sensiblen Daten besprechen Sie bitte mit Ihrem Vorgesetzten oder den Datensicherheitsbeauftragten. Weitere Informationen und Anleitungen finden Sie hier ClouSI - die Cloud der Hochschule Mannheim.
  • Samba, zentrales Laufwerk, Home-Laufwerk:
    Sie haben ein Basisverzeichnis (Heimatlaufwerk) auf unserem zentralen Dateiserver (Samba-Server). Die Daten, die dort gespeichert werden, können sowohl innerhalb der Hochschule als auch von außen über VPN erreicht werden (es handelt sich nicht um ein Verwaltungslaufwerk). Jede Nacht wird eine Datensicherung durchgeführt. Die Anleitungen finden Sie hier Zentrales Laufwerk.

Unterscheidung in der Nutzung der Dienste im Homeoffice

Allgemein unterscheiden wir zwischen 3 Fällen, die wir nachfolgend für Sie zusammengefasst haben:

  1. Sie arbeiten in einer Fakultät und nutzen Webex, E-Mail, das Officepaket und Intranet. Ihre Daten liegen lokal oder auf Samba/ClouSI.
  2. Sie arbeiten in einer Fakultät in einem Sekretariat, Sie nutzen Webex, das Officepaket und einige Verwaltungslaufwerke - Sie melden sich am PC mit Ihrem Verwaltungskürzel an, haben aber einen weiteren PC, mit dem Sie für die Fakultät arbeiten.
  3. Sie arbeiten im Verwaltungsbereich, loggen sich mit Ihrem Verwaltungskürzel ein und nutzen Webex, das Officepaket und Verwaltungslaufwerke.

Fall 1:
Sie können auf Ihre Daten von zu Hause, mit einem privaten oder dienstlichen Gerät ganz einfach zugreifen. Sollten Sie in einer Fakultät arbeiten, müssen Sie dort fragen, ob Laufwerke in der Fakultät von zuhause aus zugreifbar sind und wie. Natürlich können Sie Ihre Daten auch auf einem solchen Fakultätslaufwerk speichern. Stellen Sie aber sicher, dass auch hier eine entsprechende Sicherung (verschlüsselte Verbindung? Datensicherung?) vorhanden ist.
Zur Arbeit aus dem Homeoffice benötigen Sie:

Fall 2:
Für die Arbeiten, die Sie in der Hochschule ohne Anmeldung mit Ihrem Verwaltungskürzel erledigen, können Sie sich an den Informationen unter Fall 1 orientieren. Sollten Sie in einer Fakultät arbeiten, können Sie Ihre Daten auch auf einem Fakultätslaufwerk speichern. Stellen Sie aber sicher, dass auch hier eine entsprechende Sicherung (verschlüsselte Verbindung? Datensicherung?) vorhanden ist.

  • Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Dateien, die auf Ihrem Verwaltungsnetzwerk liegen, auf das zentrale Laufwerk (Samba-Laufwerk) zu kopieren, damit Sie von zu Hause, die Dateien bearbeiten können. Dies müssen Sie allerdings zwingend zuvor mit Ihrem Vorgesetzten absprechen.

Fall 3:

  • Hier gilt die Zusatzregel von Fall 2.
  • Die Dienste, die Citrix benötigen, wie z.B. SOS, ZUL, POS etc. können auf den privaten Geräten nicht genutzt werden. Hierfür geeignete Dienstlaptops sind bestellt und können in aller Voraussicht ab Mitte Juni geliehen werden. Aktuell kommt es leider bei allen Lieferanten zu Lieferverzögerungen.

Weitere hilfreiche Informationen und Tipps

  • Office-Paket
    Sollten Sie das Office-Paket nutzen wollen, dann ist die Voraussetzung für zu Hause, dass Sie ein Dienstlaptop haben und bereits das Office-Paket in der HS nutzen. Sollten Sie in der Fakultät arbeiten, stellt Ihnen der Softwarebeauftragte ein Office-Paket zur Verfügung. Sollten Sie zentral arbeiten, würden Sie das Paket von uns bekommen. Wir / der Softwarebeauftragte stellen Ihnen einen Datenträger bereit. Sie installieren selbst. Eine Installation vom CIT erfolgt nur auf CIT-Laptops ohne administrative Rechte für den Nutzer.
  • ClouSI
    Datensicherung auf ClouSI gibt es nicht zentral. Sollten Sie Ihre Daten sichern wollen/müssen, sollten Sie den Nextcloudclient verwenden. Dieser synchronisiert Ihre ClouSI Daten mit Ihrem PC. Sie haben einen Backup und bleiben immer aktuell. Den entsprechenden Client finden Sie unter dem Link: https://nextcloud.com/install/#install-clients. Eine Anleitung zur Nutzung des Nextcloud Client finden Sie unter folgendem Link: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/
  • Webex (Webex Teams)
    Webex (ehemals Webex Teams) stellt eine Messengerlösung, zur schnellen Kommunikation/ Zusammenarbeit mit Kolleg*innen bereit. Auch das Anlegen von Gruppen und Bereichen ist mit Webex (Teams) möglich. Bitte nutzen Sie Webex nur ohne VPN-Verbindung! Weitere Informationen zu Webex finden Sie auf unerer Webseite unter Cisco - Webex. Auf dieser Seite ist auch beschrieben, wie Sie einen Zugang zu Webex beantragen können, sofern Sie noch keinen haben sollten.