Regeln zur Nutzung der Mailverteiler

Die Campus IT unterhält fakultätsspezifische Mailverteiler, über die alle Studierenden, Mitarbeiter und Professoren einer Fakultät erreicht werden können. Darüber hinaus gibt es die Verteiler "Alle Studierenden", "Alle Mitarbeiter" und "Alle Professoren", sowie weitere funktions- oder gremienspezifische Verteiler.

Die folgenden Mailverteiler sind moderiert. Das heißt, E-Mails an diese Verteiler werden nicht automatisch zugestellt, sondern durch die CIT (oder die Fakultät), ggf. nach Rücksprache mit Fakultätsleitung oder Hochschulleitung, freigeschaltet. Dadurch sind alle Verteiler Spam-frei! Beachten Sie bitte, dass die Freischaltung, insbesondere am Wochenende, unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen kann. Die genaue Regelung bzgl. der Freigabe können Sie bei der jeweiligen Fakultätsleitung, bzw. der Hochschulleitung erfragen. 

Die Nutzung der einzelnen Mailverteiler wurde von der Hochschulleitung folgendermaßen geregelt:

Verteiler "Alle Mitarbeiter*innen"

mitarbeitende@hs-mannheim.de

Folgende Personen und Ämter dürfen E-Mails an den Mailverteiler "Alle Mitarbeiter*innen" ohne zusätzliche Freigabe senden:

  • Rektorat
  • Informationssicherheitsbeauftragter (ISB)
  • Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI)
  • CIT Leitung
  • TBL Leitung
  • PR
  • GBP Leitung
  • WRM Leitung
  • SCS Leitung

Bitte beachten Sie, dass hierbei die Verwendung der entsprechenden Funktionsadressen vorausgesetzt wird. E-Mails die über persönliche E-Mail-Adressen gesendet werden, werden auch moderiert und können nicht automatisch weitergeleitet werden.

mitarbeitende@hs-mannheim.de

An diese Verteiler dürfen nur E-Mails aus den folgenden Kategorien versendet werden:

  • Dienstliche Informationen
    E-Mails zu privaten Veräußerungen, Hinweise auf Umfragen, kommerziellen Angeboten, Umfragen, Werbung, kostenlosen Privatangeboten (Konzertkarten, Mitfahrgelegenheiten etc.) werden nicht weitergeleitet. Das Gleiche gilt für Angebote von Dritten im Allgemeinen.
  • Hinweise auf Umfragen  (z. B. zur Terminfindung)
    Bitte verwenden Sie den Terminplaner des DFN (terminplaner.dfn.de) oder das hausinterne Dudle (dudle.hs-mannheim.de, von außen nur per VPN erreichbar). Beachten Sie die Anforderungen des DISMS und der Richtlinie zum sicheren Umgang mit Informationen und IT-Diensten.
  • Vorträge/Exkursionen und Angebote, die für alle Mitarbeiter und Professoren von Interesse sind
    Für Angebote, die nur für eine oder mehrere Fakultäten von Interesse sind, sollen die Fakultätsverteiler (prof-x/mitarbeitende-x) genutzt werden.
  • Sonderfälle
    Darunter fallen z. B. Zeugenaufrufe, die keine Bilder oder andere personenbezogene Daten beinhalten, Hinweise auf vergessene Beleuchtung am Fahrzeug, Hinweise auf Verkehrsstörungen  etc.

Über die Freigabe und die Weiterleitung der E-Mails entscheidet die Kanzlerin beziehungsweise die Stellvertretung.

Verteiler "Alle Studierende"

studierende@hs-mannheim.de

Folgende Personen und Ämter dürfen E-Mails an den Mailverteiler "Alle Studierende" ohne zusätzliche Freigabe senden:

  • Rektorat
  • Informationssicherheitsbeauftragter (ISB)
  • Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI)
  • CIT Leitung
  • TBL Leitung
  • SCS Leitung

Bitte beachten Sie, dass hierbei die Verwendung der entsprechenden Funktionsadressen vorausgesetzt wird. E-Mails die über persönliche E-Mail-Adressen gesendet werden, werden auch moderiert und können nicht automatisch weitergeleitet werden.

 

Um die E-Mail-Flut in den studentischen Postfächern einzudämmen, dürfen nur E-Mails aus den folgenden Kategorien an den Verteiler versendet werden:

  • Informationen von Hochschulgruppen, Vereinen und von den „zentralen Angeboten“ der Hochschule (Bibliothek, Career Center etc.)
    Die E-Mails dieser Gruppen an den Verteiler sind auf wenige E-Mails pro Semester beschränkt. Nur bei sehr dringenden und wichtigen Anliegen sind zusätzliche E-Mails möglich. Hinweise zu Wartungsarbeiten, Betriebsstörungen und Änderungen der Öffnungszeiten sind dagegen jederzeit möglich.
  • Fachspezifische Vortragsreihen
    Diese Mails werden nur an die betroffenen Fakultäten versendet.

Über die Freigabe und die Weiterleitung der E-Mails entscheidet die Rektorin beziehungsweise der Prorektor Digitalisierung.

Verteiler "Alle Professor*innen"

prof@hs-mannheim.de

Folgende Personen und Ämter dürfen E-Mails an den Mailverteiler "Alle Professor*innen" senden:

  • Rektorat
  • Informationssicherheitsbeauftragter (ISB)
  • Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI)
  • CIT Leitung
  • TBL Leitung
  • GBP Leitung
  • WRM Leitung

Bitte beachten Sie, dass hierbei die Verwendung der entsprechenden Funktionsadressen vorausgesetzt wird. E-Mails die über persönliche E-Mail-Adressen gesendet werden, werden auch moderiert und können nicht automatisch weitergeleitet werden.

Über die Freigabe und die Weiterleitung der E-Mails von anderen Absendern entscheidet die Rektorin beziehungsweise der Prorektor Digitalisierung.

Verteiler "Alle Lehrbeauftragte"

lehrbeauftragte@hs-mannheim.de

Folgende Personen und Ämter dürfen E-Mails an den Mailverteiler "Alle Lehrbeauftragte" senden:

  • Rektorat
  • Informationssicherheitsbeauftragter (ISB)
  • Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI)
  • CIT Leitung
  • TBL Leitung

Bitte beachten Sie, dass hierbei die Verwendung der entsprechenden Funktionsadressen vorausgesetzt wird. E-Mails die über persönliche E-Mail-Adressen gesendet werden, werden auch moderiert und können nicht automatisch weitergeleitet werden.

Über die Freigabe und die Weiterleitung der E-Mails von anderen Absendern entscheidet die Rektorin beziehungsweise der Prorektor Digitalisierung.

Verteiler "Senat"

senat@hs-mannheim.de

Folgende Personen und Ämter dürfen E-Mails an den Mailverteiler "Alle Studierende" ohne zusätzliche Freigabe senden:

  • Rektorat

Bitte beachten Sie, dass hierbei die Verwendung der entsprechenden Funktionsadressen vorausgesetzt wird. E-Mails die über persönliche E-Mail-Adressen gesendet werden, werden auch moderiert und können nicht automatisch weitergeleitet werden.

Über die Freigabe und die Weiterleitung der E-Mails entscheidet die Rektorin.