Office 365 ab 01.10.21

Studierende, Mitarbeitende, Doktoranden und Professoren erhalten Office 365 auf Wunsch kostenlos. Lehrbeauftragte können Office 365 kostenpflichtig, für 3.99€/Jährlich erwerben. Das Angebot gilt nicht für Kooperationsmitglieder oder andere Externe.

Die Registrierung funktioniert kostenfrei erst ab dem 01.10.21!

Wir möchten Mitarbeitende dringend bitten, die Entscheidung des Personalrats zur Mitbestimmung der Einführung abzuwarten und sich noch nicht zu registrieren.

Die Nutzung für Mitarbeitende ist freiwillig. Sie dürfen O365 dienstlich nutzen und auch privat installieren. Bei der dienstlichen Nutzung beachten Sie bitte die entsprechenden Datenschutzbestimmungen. Vermeiden Sie bei dienstlicher Nutzung, die Speicherung von dienstlichen Daten in Onedrive oder Sharepoint. Bei der Nutzung von Teams gelten die gleichen Bedingungen, wie für Webex. Das bedeutet auch, dass Sie hier eine Verfahrensbeschreibung erstellen müssen, falls Sie Teams mit Studierenden oder Kollegen einsetzen wollen.

Für die Umstellung auf die kostenlose Lösung unterscheiden wir 4 Fälle:

  1. Sie haben keinen alten Vertrag mit DrVis und sind neue/r Beschäftigte/r oder neue/r Studierende/r der HS Mannheim
  2. Sie haben keinen alten Vertrag, sind aber schon länger an der HS Mannheim (Beschäftigte*r oder Studierende*r)  und möchten das Angebot nutzen
  3. Sie haben einen Altvertrag, der nach dem 01.10.21 ausläuft (Beschäftigte*r
  4. Sie hatten einen Vertrag mit DrVis, der bereits ausgelaufen ist (Beschäftigter oder Studierende*r

Zugangsdaten und gemeinsame Plattform

Für die Anmeldung bei DrVis verwenden Sie immer Ihre zentralen Zugangsdaten. Alle Mitglieder der HS Mannheim, die den kostenlosen Zugang nutzen, befinden sich in einem gemeinsamen Portal mit dem Namen h-ma.net - alle anderen, die den kostenpflichtigen Zugang verwenden, befinden sich in @bwedu (Studierende) oder @bwstaff (Beschäftigte).

Sie finden das Portal unter https://bildung365.de/

Bei der Anmeldung bei DrVis vergeben Sie sich selbst einen Benutzernamen.

Bitte beachten Sie bei der Vergabe:

  1. Sollten Sie diesen Zugang auch dienstlich nutzen wollen, verzichten Sie besser auf anonymisierte Zugänge, nutzen Sie dann besser zumindest den Realnamen. Es macht keinen Sinn, wenn Dritte Sie nicht finden können, weil Sie sich baum123 nennen.
  2. Sie können den Benutzernamen jederzeit selbst ändern.
  3. Studierende sollten in keinem Fall die Matrikelnummer nutzen.

Wir empfehlen Ihnen für die einzelnen Gruppen:

Lehrbeauftragte bleiben auf der Domain bwstaff.de und erhalten somit einen Namen Ihrer Wahl mit dieser Endung. Dieser muss nicht dem Namen entsprechen und ist völlig frei wählbar.

Exmatrikulation oder Vertrag mit der HS läuft aus?

Der Vertrag läuft jährlich aus und kann von Ihnen dann kostenlos verlängert werden, solange Sie Mitglied der Hochschule Mannheim sind.

Sollte Ihr Arbeitsvertrag auslaufen oder eine Exmatrikulation bevorstehen, achten Sie bitte darauf, Ihre Daten rechtzeitig zu sichern und lokal zu speichern. Sie haben nach dem Auslaufen Ihres Vertrags oder Ihrer Exmatrikulation keinen Zugriff mehr auf die Plattform.

Rückerstattung von bezahlten Verträgen

Sie haben einen gültigen Vertrag mit DrVis. Weder Drvis noch die Hochschule werden Ihnen die Gebühren rückerstatten, wenn Sie die kostenlose Version nutzen wollen. Eine Rückerstattung auch nicht anteilig ist nicht möglich.

Eine zeitweilige Parallelnutzung ist nur für Mitarbeitende / Professoren / Doktoranden möglich.

Vorgehensweise für den Erhalt von Office365

Gehen Sie auf https://bildung365.de/ und wählen Sie die Hochschule Mannheim aus der Liste aus. Geben Sie dann Ihre zentralen Zugangsdaten ein.

Sie können sich hier ein Konto anlegen und Office 365 nutzen. Der Vertrag läuft jährlich aus und kann von Ihnen dann kostenlos verlängert werden, solange Sie Mitglied der Hochschule Mannheim sind.

Sollte Ihr Arbeitsvertrag auslaufen, achten Sie bitte darauf, Ihre Daten rechtzeitig zu sichern und lokal zu speichern. Sie haben nach dem Auslaufen Ihres Vertrags keinen Zugriff mehr auf die Plattform.

Melden Sie sich bei uns per Ticketing an support.cit@hs-mannheim.de. Wir benötigen nur Ihren Benutzernamen bei uns (Intranet)/Matrikelnummer. Wir tragen Ihnen die Berechtigung manuell nach.
Danach gehen Sie vor, wie bei Fall 1.

Für Studierende: Wir werden die Daten wöchentlich als Paket einspielen. Sie müssen i.d.R. maximal eine Woche warten.
Für Mitarbeitende: Wir spielen die Daten je nach Aufkommen mehrmals wöchentlich ein.

Warten Sie, bis der Vertrag ausgelaufen ist und melden Sie sich bei uns, wie in Fall 2 beschrieben. Weiteres Vorgehen wie Fall 2.

Sollten Sie als Beschäftigte*r zum laufenden Altvertrag den neuen zusätzlich nutzen wollen, so kann kein Geld rückerstattet werden.

Wenn Sie trotz bestehendem Altvertrag mit DrVis den neuen Vertrag nutzen wollen, dann ist das für Beschäftigte möglich. Eine (Teil-)Rückzahlung von Beträgen ist nicht möglich. Kurzfristig können Sie zwei Konten behalten. Sie kommen aber nicht mehr an Ihr altes Konto, sollten Sie das Passwort vergessen (auch DrVis kann Ihr Passwort des alten Kontos dann nicht mehr zurücksetzen). Bitte sichern Sie die Daten im Altvertrag in jedem Fall lokal.

Melden Sie sich bitte ausschließlich per Ticketing und teilen Sie uns Ihren Benutzernamen mit und den Wunsch, dass wir Sie für die neue Plattform freigeben.

Sie akzeptieren damit die o.g. Einschränkungen!

 

Dieses Angebot der Umstellung bei Doppelkonten gilt nicht für Studierende und Doktoranden!

Lehrbeauftragte

Lehrbeauftragte nutzen ebenfalls das Portal  https://bildung365.de/

Sie können mit der Eingabe Ihrer Mailadresse in der Form @lba.hs-mannheim.de einen kostenpflichtigen Zugang registrieren. Es gelten die AGB von DrVis. Der Zugang für 3.99€ bleibt Ihnen ein Jahr erhalten.

Sie können sich selbst einen Benutzernamen vergeben. Sollten Sie das Produkt dienstlich im Haus einsetzen wollen, sollten Sie dies bei der Namensvergabe berücksichtigen und Ihren eigenen Namen verwenden. Sie erhalten einen Benutzernamen, wie ausgewählt. Ihr Zugang lautet dann benutzername@bwstaff.de.

Die Studierenden und Lehrenden befinden sich im Portal @h-ma.net. Sollten Sie Teams nutzen wollen, beachten Sie bitte die unterschiedlichen Endungen. Studierende befinden sich in @stud.h-ma.net, Beschäftigte unter @h-ma.net.

Support leistet DrVis unter officesupport@drvis.de

 

 

Lehrbeauftragte

Lehrbeauftragte schließen einen eigenen Vertrag mit DrVis ab. Sie können sich einen Benutzernamen auswählen und erhalten die Domain @bwstaff.de. Solange Sie als LBA tätig sind, bleiben Ihnen diese Lizenzen erhalten. Sollte der Vertrag länger laufen, als die Beschäftigung, läuft der Vertrag trotzdem mit DrVis bis zu dessen Ende weiter.

Datenschutz

Ihre Daten liegen bei Microsoft in der Cloud. Bei der Nutzung der Clouddienste werden die Daten ggfs. auch ins Ausland übertragen. Sie schließen einen Vertrag mit DrVis ab. Die Einhaltung der Datenschutzauflagen liegt bei Ihnen. Sie verarbeiten die Daten bei Microsoft mit Ihrer eigenen Zustimmung.

Nutzung von Teams

Für die Nutzung von Teams gilt das gleiche wie bei der Nutzung von Webex. Fertigen Sie eine Verfahrensbeschreibung und reichen Sie diese beim DISMS-Team ein. Nutzen Sie unser VVT-Portal.

Datensicherung und Datensicherheit

Die Datensicherung obliegt Ihnen. Bitte synchronisieren Sie keine Hochschuldaten auf privaten Rechnern oder Laptops. Speichern Sie dienstliche Daten nicht in Clouddiensten, sondern immer dort, wo Sie sie auch sonst speichern würden.

Im Auslieferungszustand speichert Office 365 Ihre Dokumente in der Cloud. Sie sollten die Cloudspeicherung abstellen und auf lokale Speicherung umstellen.

Eine Anleitung finden Sie bei Microsoft.

Kurz: Stellen Sie in den Optionen jedes Office365 Produktes unter dem Menüpunkt Speichern den lokalen Speicherort ein.

Wir führen hier keine Backups durch. Die Daten liegen nicht in der Hochschule Mannheim. Für die Einhaltung der Datensicherheit sind Sie daher auch selbst verantwortlich.

Support

Der Support für die Plattform h-ma.net liegt bei DrVis. Bitte wenden Sie sich bei Problemen direkt an officesupport@drvis.de

Wir können hier weder eingreifen, noch direkt unterstützen. Wir haben keine administrativen Rechte auf dieser Plattform.