Office 365
Studierende, Mitarbeitende, Doktoranden und Professoren erhalten Office 365 auf Wunsch kostenlos. Lehrbeauftragte können Office 365 (Windows und Mac) kostenpflichtig, für 4.39€/jährlich erwerben. Das Angebot gilt nicht für Kooperationsmitglieder oder andere Externe.
Es ist nicht mehr möglich, bei DrVis zusätzlich ein kostenpflichtiges Abo abzuschließen.
Die Nutzung für Beschäftigte ist freiwillig. Sie dürfen als Beschäftigte:r O365 dienstlich nutzen und auch privat installieren - allerdings ist eine dienstliche Nutzung nur möglich ohne Clouddienste (Onedrive, Mail, Sharepoint, Teams). Bei der dienstlichen Nutzung beachten Sie bitte die entsprechenden Datenschutzbestimmungen. In Bereichen, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden, darf O365 nicht genutzt werden.
Das bedeutet auch, dass Sie für MS Teams eine Verfahrensbeschreibung erstellen müssen, falls Sie Teams mit Studierenden oder Kollegen einsetzen wollen. Auch für Studierende ist die Nutzung freiwillig! Die Hochschule Mannheim unterstützt ausschließlich die Nutzung von Webex, wegen der Speicherung der Daten in der EU.
Abo ausgelaufen?
Für eine Verlängerung Ihres neuen Abonements melden Sie sich bei DrVis an und wählen Sie dort verlängern.
Sie nutzen noch die alte Bezahllösung oder haben noch keinen Zugriff auf die neue kostenlose Lösung?
Für die Umstellung auf die kostenlose Lösung unterscheiden wir 2 Fälle:
- Sie haben keinen alten Vertrag, sind aber schon länger an der HS Mannheim (Beschäftigte*r oder Studierende*r) und möchten das Angebot nutzen
- Sie hatten einen Vertrag mit DrVis, der bereits ausgelaufen ist (Beschäftigter oder Studierende*r)
Wichtig für Studierende mit Altvertrag:
Sobald Ihr Office 365-Altvertrag abgelaufen ist, haben Sie keinen Zugriff mehr auf Ihre Daten im alten Office365-Konto (OneDrive, Microsoft-E-Mail-Konto usw.).
Sichern Sie vorher unbedingt selbstständig Ihre Daten!
Wenn wir Sie für den neuen Office 365-Vertrag freischalten, wird Ihr alter Vertrag nicht verlängert, der neue Office 365-Zugang läuft unabhängig vom alten. Der alte Office 365-Zugang kann nach Ablauf nicht reaktiviert werden.
Zugangsdaten und gemeinsame Plattform
Sie finden das Portal unter https://bildung365.de/
Für die Anmeldung dort verwenden Sie immer Ihre zentralen Zugangsdaten (für Studierende ist das als Benutzername die Matrikelnummer, für Mitarbeitende die zentrale Kennung. Das Passwort ist immer das zentrale Kennwort). Alle Mitglieder der HS Mannheim, die den kostenlosen Zugang nutzen, befinden sich in einem gemeinsamen Portal mit dem Namen h-ma.net - alle anderen, die den kostenpflichtigen Zugang verwenden, befinden sich in @bwedu (Studierende) oder @bwstaff (Beschäftigte).
Bei der Anmeldung bei DrVis vergeben Sie sich dann selbst einen Benutzernamen.
Bitte beachten Sie bei der Vergabe:
- Sollten Sie diesen Zugang auch dienstlich nutzen wollen, verzichten Sie besser auf anonymisierte Zugänge, nutzen Sie dann besser zumindest den Realnamen. Es macht keinen Sinn, wenn Dritte Sie nicht finden können, weil Sie sich baum123 nennen.
- Sie können den Benutzernamen jederzeit selbst ändern.
- Studierende sollten in keinem Fall die Matrikelnummer nutzen.
Wir empfehlen Ihnen für die einzelnen Gruppen:
- Professor*in und Mitarbeitende: @h-ma.net Beispiel: a.mustermann@h-ma.net
- Studierende: @stud.h-ma.net Beispiel: billie.musterfrau@stud.h-ma.net (Ihr Alias bei uns)
- Doktoranden: @stud.h-ma.net Beispiel: billie.musterfrau@stud.h-ma.net (Ihr Alias bei uns)
Lehrbeauftragte bleiben auf der Domain bwstaff.de und erhalten somit einen Namen Ihrer Wahl mit dieser Endung. Dieser muss nicht dem Namen entsprechen und ist völlig frei wählbar.
Exmatrikulation oder Vertrag mit der HS läuft aus?
Der Vertrag läuft jährlich aus und kann von Ihnen dann kostenlos verlängert werden, solange Sie Mitglied der Hochschule Mannheim sind.
Sollte Ihr Arbeitsvertrag auslaufen oder eine Exmatrikulation bevorstehen, achten Sie bitte darauf, Ihre Daten rechtzeitig zu sichern und lokal zu speichern. Sie haben nach dem Auslaufen Ihres Vertrags oder Ihrer Exmatrikulation keinen Zugriff mehr auf die Plattform.
Rückerstattung von bezahlten Verträgen
Sie haben einen gültigen Vertrag mit DrVis. Weder Drvis noch die Hochschule werden Ihnen die Gebühren rückerstatten, wenn Sie die kostenlose Version nutzen wollen. Eine Rückerstattung auch nicht anteilig ist nicht möglich.
Eine zeitweilige Parallelnutzung ist nur für Mitarbeitende / Professoren / Doktoranden möglich.
Vorgehensweise für den Erhalt von Office365
Melden Sie sich bei uns per Ticketing an support.cit@hs-mannheim.de. Wir benötigen nur Ihren Benutzernamen bei uns (Intranet)/Matrikelnummer. Wir tragen Ihnen die Berechtigung manuell nach.
Danach gehen Sie vor, wie bei Fall 1.
Für Studierende: Wir werden die Daten wöchentlich als Paket einspielen. Sie müssen i.d.R. maximal eine Woche warten.
Für Mitarbeitende: Wir spielen die Daten je nach Aufkommen mehrmals wöchentlich ein.
Gehen Sie vor, wie bei Fall 1 beschrieben.
Lehrbeauftragte
Lehrbeauftragte nutzen ebenfalls das Portal https://bildung365.de/
Sie können mit der Eingabe Ihrer Mailadresse in der Form @lba.hs-mannheim.de einen kostenpflichtigen Zugang registrieren. Es gelten die AGB von DrVis. Der Zugang für 4.39€ bleibt Ihnen ein Jahr erhalten.
Sie können sich selbst einen Benutzernamen vergeben. Sollten Sie das Produkt dienstlich im Haus einsetzen wollen, sollten Sie dies bei der Namensvergabe berücksichtigen und Ihren eigenen Namen verwenden. Sie erhalten einen Benutzernamen, wie ausgewählt. Ihr Zugang lautet dann benutzername@bwstaff.de.
Die Studierenden und Lehrenden befinden sich im Portal @h-ma.net. Sollten Sie Teams nutzen wollen, beachten Sie bitte die unterschiedlichen Endungen. Studierende befinden sich in @stud.h-ma.net, Beschäftigte unter @h-ma.net.
Support leistet DrVis unter officesupport@drvis.de
Support
Der Support für die Plattform h-ma.net liegt bei DrVis. Bitte wenden Sie sich bei Problemen direkt an officesupport@drvis.de
Wir können hier weder eingreifen, noch direkt unterstützen. Wir haben keine administrativen Rechte auf dieser Plattform.
Lehrbeauftragte
Lehrbeauftragte schließen einen eigenen Vertrag mit DrVis ab. Sie können sich einen Benutzernamen auswählen und erhalten die Domain @bwstaff.de. Solange Sie als LBA tätig sind, bleiben Ihnen diese Lizenzen erhalten. Sollte der Vertrag länger laufen, als die Beschäftigung, läuft der Vertrag trotzdem mit DrVis bis zu dessen Ende weiter.
Graduate School Rhein-Neckar
Studierende der Graduate School Rhein-Neckar, die sich in Kooperationsstudiengängen mit der Hochschule Mannheim befinden, erhalten keinen Zugang zu Office 365 über die Hochschule.
Datenschutz
Ihre Daten liegen bei Microsoft in der Cloud. Bei der Nutzung der Clouddienste werden die Daten ggfs. auch ins Ausland übertragen. Sie schließen einen Vertrag mit DrVis ab. Die Einhaltung der Datenschutzauflagen liegt bei Ihnen. Sie verarbeiten die Daten bei Microsoft mit Ihrer eigenen Zustimmung.
Nutzung von Teams
Für die Nutzung von Teams gilt das gleiche wie bei der Nutzung von Webex. Fertigen Sie eine Verfahrensbeschreibung und reichen Sie diese beim DISMS-Team ein. Nutzen Sie unser VVT-Portal.
Datensicherung und Datensicherheit
Die Datensicherung obliegt Ihnen. Bitte synchronisieren Sie keine Hochschuldaten auf privaten Rechnern oder Laptops. Speichern Sie dienstliche Daten nicht in Clouddiensten, sondern immer dort, wo Sie sie auch sonst speichern würden.
Im Auslieferungszustand speichert Office 365 Ihre Dokumente in der Cloud. Sie sollten die Cloudspeicherung abstellen und auf lokale Speicherung umstellen.
Eine Anleitung finden Sie bei Microsoft.
Kurz: Stellen Sie in den Optionen jedes Office365 Produktes unter dem Menüpunkt Speichern den lokalen Speicherort ein.
Wir führen hier keine Backups durch. Die Daten liegen nicht in der Hochschule Mannheim. Für die Einhaltung der Datensicherheit sind Sie daher auch selbst verantwortlich.