In der zentralen IT gespeicherte Daten und Datenhaltung

Unsere Informationspfllicht nach Art. 12 EU-DSGVO

Verantwortliche in der Campus IT: Michaela Schulz

Im Sinne des Datenschutzes Verantwortlicher für die Hochschule Mannheim ist der Rektor.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts des Landes Baden-Württemberg unterliegt die Hochschule Mannheim dem Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG-BW) sowie einer Reihe weiterer Rechtsvorschriften wie z. B. dem Landeshochschulgesetz BW (LHG-BW), der Hochschuldatenschutzverordnung BW und auch dem Telemediengesetz (TMG).

Die Campus IT verarbeitet zum einen persönliche Daten von Bewerbern, Beschäftigten, Daten von Studienbewerbern und -bewerberinnen sowie Daten von Studierenden nur zu Verwaltungszwecken.

Protokolldateien/Logdateien

Rechtsgrundlage für die Protokollierung von Netzwerkverkehr ist Art. 6 Abs. 1 EU-DSGVO und LDSG §5 Abs. 4. Die Protokollierung dient allein dem Zweck der Aufrechterhaltung von Datenschutz und Datensicherheit.

Der Verantwortliche hat gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO die Pflicht für die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nach Absatz 1 zu sorgen. Gemäß Art. 32 DSGVO sind von ihm geeignete Maßnahmen zu treffen, um insbesondere die Vertraulichkeit und die Integrität der von ihm verarbeiteten personenbezogener Daten Dritter zu gewährleisten. § 3 Absatz 2 Nr. 2 LDSG BW (in der neuen Fassung) nennt zudem ausdrücklich als Maßnahme zur Sicherstellung des Datenschutzes „Maßnahmen, die die nachträgliche Überprüfung und Feststellung gewährleisten, ob und von wem personenbezogene Daten erfasst, verändert oder gelöscht worden sind“. Die Verpflichtung Verfahren revisionsfähig zu gestalten ergibt sich auch aus anderen Gesetzen, wie zum Beispiel aus handelsrechtlichen Vorschriften. 

Bei der Erstellung (und Auswertung) von Protokolldateien ist besonders das Gebot der Datensparsamkeit und der Zweckbindungsgrundsatz zu beachten. Wir verwenden Protokoll- und Logdateien ausschließlich zur Fehleranalyse und niemals zu Überwachungszwecken.

Protokolldateien werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht.

Studierende

Die  Daten werden bei Studierenden automatisiert aus dem Studentensekretariat (Name, Vorname, Matrikelnummer, Exmatrikulationsdatum, Fakultät) übernommen. Das Geburtsdatum wird lediglich zur Generierung des Inititalpasswortes genutzt. Die Löschung aller Daten erfolgt nach der Exmatrikulation mit einer Frist von max. einem Monat (Abschlußarbeiten, evtl. Härtfallanträge) zur Wahrung von Prüfungsansprüchen. 

Mitarbeiter/Doktoranden mit Arbeitsvertrag

Bei Mitarbeitern werden die Daten manuell eingetragen. Daten von neuen Mitarbeitern (Name, Vorname, Kürzel, Fakultät, Austrittsdatum) werden dem CIT über Ticket durch den Geschäftsbereich Personal gemeldet und dann in das System übertragen. Daten (E-Mailadresse, Daten auf dem zentralen Laufwerk, Benutzerkennung) von ausgeschiedenen Mitarbeitern werden am nächsten Arbeitstag nach dem Ausscheiden entfernt.

Daten von Doktoranden werden manuell erfasst und ins System übertragen. Löschfristen wie oben.

Lehrbeauftragte

Lehrbeauftragte werden der Campus IT durch den Bereich Prorektor Lehre übermittelt. Die Daten werden dann manuell erfasst. Daten von Lehrbeauftragten werden nach Beendigung des aktuellen Lehrauftrags entfernt - auch die E-Mailadresse, wenn nicht mehr zu erwarten steht, dass der Lehrauftrag verlängert wird.

Mitarbeiter aus Kooperationen (Steinbeis, HMT, ...)

Legen Ihren Arbeitsvertrag vor und erhalten einen eingeschränkten Zugang für Koopperationsmitglieder. Die Zugänge werden einen Tag nach dem Ausscheiden entfernt.

Externe

Externe erhalten keine Benutzerzugänge und keine -Mailadressen. Eine Ausnahme stellt der Gast-WLAN-Zugang dar. Dieser wird für einzelne Tage bei der Campus IT durch einen Hochschulangebhörigen beantragt. Es werden keine Daten gespeichert. Der Benutzerzugang nach Ablauf der Beantragung gelöscht.

Login erforderlich

Die Inhalte dieser Seite sind passwortgeschützt. Nach erfolgreichem Login können Mitglieder der Hochschule Mannheim darauf zugreifen.

Benutzeranmeldung

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, um sich an der Website anzumelden:

Sie vermuten Datenmissbrauch?

Schreiben Sie eine E-Mail an: abuse@hs-mannheim.de

Sie vermuten eine Datenpanne?

Schreiben Sie eine E-Mail an: datenpanne@hs-mannheim.de

Eine Datenpanne liegt bei Verlust von Datenträgern (z.B. USB-Stick) oder Geräten (Laptop, Smartphone, usw.) vor. Ein Verlust kann durch Diebstahl, Einbruch oder vergessen (in Bahn, Flugzeug usw.) erfolgen.

Die unrichtige Übermittlung von Daten stellt ebenfalls eine Datenpanne dar. Dies ist der Fall, wenn eine E-Mail an einen falschen Empfänger gesendet wird.

Was passiert mit Ihrer E-Mail? Diese geht ausschließlich an unser Datenschutzteam und nicht an Vorgesetzte oder Hochschulleitung. Wir prüfen Ihre Anfrage und melden uns direkt bei Ihnen.

Zugriff auf Ihr Datensätze

Zugriff auf die hier genannten Datensätze haben nach den jeweiligen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ausschließlich die Systemadministratoren der Campus IT, die Mitarbeiter des Zulassungsamtes (Kartendaten) bzw. des HSCard Service. Wir verpflichten uns, die Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln und ihre Daten niemals an Dritte weiterzureichen. Telefonisch werden zu Daten keine Anfragen entgegengenommen. Passwörter werden prinzipiell nur persönlich nach Identitätsprüfung übergeben.

Ihr Recht auf Einsicht, Änderung und Löschung der Daten

Datenschutzbeauftragter

Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten Herrn Haaz (UIMC) per E-Mail an:

datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de

Nach bis 24.5.2018 geltender Rechtslage (DSG 2000) ist es notwendig, dass der Betroffene seine Identität mit entsprechendem Nachweis (Ausweiskopie) bereits bei der Anfrage offengelegt hat. Nach der DSGVO muss die betroffene Person das nur, wenn der Verantwortliche begründete Zweifel an seiner Identität hat (z.B. telefonische Anfrage oder über eine Fantasiemailadresse). In diesem Fall kann der Verantwortliche zusätzliche Informationen anfordern, die zur Bestätigung der Identität der betroffenen Person erforderlich sind.

Gerne weisen wir Sie auf Ihre Betroffenenrechte nach EU-DSGVO hin.

  • Informationsrecht (Sie finden alle Verfahren weiter oben im Text)
  • Auskunfts- und Widerspruchsrecht
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (nicht relevant im Hochschulumfeld)

Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten bzgl. des Studiums werden auf der Rechtsgrundlage des §12 der "Verordnung des Wissenschaftsministeriums zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studierenden und Prüfungskandidaten für Verwaltungszwecke der Hochschulen (Hochschul-Datenschutzverordnung) vom 26.Oktober 1999" erhoben.

Daten von Beschäftigten dürfen auf Grundlage des LDSG BW §4 "Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten" erhoben, gespeichert und verändert werden.

Auskunfts- und Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht Ihre Daten bei uns einzusehen, im Bedarfsfall ändern bzw. löschen zu lassen (sofern die Rechtdgrundlage zum Verarbeiten weggefallen ist!). Eine Auskunftserteilung für Verkehrs- oder Backupdaten ist ausgeschlossen (LDSG BW §9 Abs. 1).

Ihre Daten bei uns werden nach Beendigung des Studiums mit einer Karenzfrist von 2 Monaten entfernt. Nach der Exmatrikulation wird das Konto für 30 Tage gesperrt und nach Ablauf von weiteren 30 Tagen gelöscht.

Sollten Sie Ihre Daten vorzeitig bei uns entfernen lassen wollen, so ist die Bedingung, dass Sie exmatrikuliert sind und dies vom Zulassungsamt bestätigt wurde (§12 HschulDSV BW).

Sollten Sie sich im Status Bewerber befinden ist eine Löschung der Daten ebenfalls möglich, sobald Sie Ihre Bewerbung schriftlich zurückgezogen haben oder einfach nicht immatrikuliert wurden.

Hierzu müssen wir Ihre Identität prüfen können. Senden Sie uns bitte eine E-Mail von einem E-Mailkonto mit qualifiziertem Namen oder einen anderen Nachweis Ihrer Identität. Eine Zusendung per Fax ist ebenfalls möglich.

Wenn Sie Ihre Rechte auf Einsicht, Änderung oder Löschung wahrnehmen möchten, so wenden Sie sich bitte an citleiter@hs-mannheim.de.

Oder schicken Sie ein Fax an 0621-292-662312.