Unsere Informationspfllicht nach Art. 12 EU-DSGVO
Verantwortliche in der Campus IT: Michaela Schulz
Im Sinne des Datenschutzes Verantwortlicher für die Hochschule Mannheim ist der Rektor.
Als Körperschaft des öffentlichen Rechts des Landes Baden-Württemberg unterliegt die Hochschule Mannheim dem Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG-BW) sowie einer Reihe weiterer Rechtsvorschriften wie z. B. dem Landeshochschulgesetz BW (LHG-BW), der Hochschuldatenschutzverordnung BW und auch dem Telemediengesetz (TMG).
Die Campus IT verarbeitet zum einen persönliche Daten von Bewerbern, Beschäftigten, Daten von Studienbewerbern und -bewerberinnen sowie Daten von Studierenden nur zu Verwaltungszwecken.
Protokolldateien/Logdateien
Rechtsgrundlage für die Protokollierung von Netzwerkverkehr ist Art. 6 Abs. 1 EU-DSGVO und LDSG §5 Abs. 4. Die Protokollierung dient allein dem Zweck der Aufrechterhaltung von Datenschutz und Datensicherheit.
Der Verantwortliche hat gemäß Art. 5 Abs. 2 DSGVO die Pflicht für die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze nach Absatz 1 zu sorgen. Gemäß Art. 32 DSGVO sind von ihm geeignete Maßnahmen zu treffen, um insbesondere die Vertraulichkeit und die Integrität der von ihm verarbeiteten personenbezogener Daten Dritter zu gewährleisten. § 3 Absatz 2 Nr. 2 LDSG BW (in der neuen Fassung) nennt zudem ausdrücklich als Maßnahme zur Sicherstellung des Datenschutzes „Maßnahmen, die die nachträgliche Überprüfung und Feststellung gewährleisten, ob und von wem personenbezogene Daten erfasst, verändert oder gelöscht worden sind“. Die Verpflichtung Verfahren revisionsfähig zu gestalten ergibt sich auch aus anderen Gesetzen, wie zum Beispiel aus handelsrechtlichen Vorschriften.
Bei der Erstellung (und Auswertung) von Protokolldateien ist besonders das Gebot der Datensparsamkeit und der Zweckbindungsgrundsatz zu beachten. Wir verwenden Protokoll- und Logdateien ausschließlich zur Fehleranalyse und niemals zu Überwachungszwecken.
Protokolldateien werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht.
Studierende
Die Daten werden bei Studierenden automatisiert aus dem Studentensekretariat (Name, Vorname, Matrikelnummer, Exmatrikulationsdatum, Fakultät) übernommen. Das Geburtsdatum wird lediglich zur Generierung des Inititalpasswortes genutzt. Die Löschung aller Daten erfolgt nach der Exmatrikulation mit einer Frist von max. einem Monat (Abschlußarbeiten, evtl. Härtfallanträge) zur Wahrung von Prüfungsansprüchen.
Mitarbeiter/Doktoranden mit Arbeitsvertrag
Bei Mitarbeitern werden die Daten manuell eingetragen. Daten von neuen Mitarbeitern (Name, Vorname, Kürzel, Fakultät, Austrittsdatum) werden dem CIT über Ticket durch den Geschäftsbereich Personal gemeldet und dann in das System übertragen. Daten (E-Mailadresse, Daten auf dem zentralen Laufwerk, Benutzerkennung) von ausgeschiedenen Mitarbeitern werden am nächsten Arbeitstag nach dem Ausscheiden entfernt.
Daten von Doktoranden werden manuell erfasst und ins System übertragen. Löschfristen wie oben.
Lehrbeauftragte
Lehrbeauftragte werden der Campus IT durch den Bereich Prorektor Lehre übermittelt. Die Daten werden dann manuell erfasst. Daten von Lehrbeauftragten werden nach Beendigung des aktuellen Lehrauftrags entfernt - auch die E-Mailadresse, wenn nicht mehr zu erwarten steht, dass der Lehrauftrag verlängert wird.
Mitarbeiter aus Kooperationen (Steinbeis, HMT, ...)
Legen Ihren Arbeitsvertrag vor und erhalten einen eingeschränkten Zugang für Koopperationsmitglieder. Die Zugänge werden einen Tag nach dem Ausscheiden entfernt.
Externe
Externe erhalten keine Benutzerzugänge und keine -Mailadressen. Eine Ausnahme stellt der Gast-WLAN-Zugang dar. Dieser wird für einzelne Tage bei der Campus IT durch einen Hochschulangebhörigen beantragt. Es werden keine Daten gespeichert. Der Benutzerzugang nach Ablauf der Beantragung gelöscht.