In der zentralen IT gespeicherte Daten und Datenhaltung

Betreiber in der Campus IT: Michaela Schulz
Im Sinne des Datenschutzes Verantwortlicher für die Hochschule Mannheim ist der Rektor.

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts des Landes Baden-Württemberg unterliegt die Hochschule Mannheim dem Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG-BW) sowie einer Reihe weiterer Rechtsvorschriften wie z. B. dem Landeshochschulgesetz BW (LHG-BW), der Hochschuldatenschutzverordnung BW und auch dem Telemediengesetz (TMG).
Die Campus IT verarbeitet zum einen persönliche Daten von Bewerbern, Beschäftigten, Daten von Studienbewerbern und -bewerberinnen sowie Daten von Studierenden nur zu Verwaltungszwecken.

Zweck der Datenverarbeitung

Ihre Daten bzgl. des Studiums werden auf der Rechtsgrundlage des §12 der "Verordnung des Wissenschaftsministeriums zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studierenden und Prüfungskandidaten für Verwaltungszwecke der Hochschulen (Hochschul-Datenschutzverordnung) vom 14.05.2019 " erhoben.

Daten von Beschäftigten dürfen auf Grundlage des LDSG BW §4 "Rechtsgrundlagen der Verarbeitung personenbezogener Daten" erhoben, gespeichert und verändert werden.

Studierende/Gasthörer

Die  Daten werden bei Studierenden automatisiert aus dem Studentensekretariat (Name, Vorname, Matrikelnummer, Exmatrikulationsdatum, Fakultät) übernommen. Das Geburtsdatum wird lediglich zur Generierung des Inititalpasswortes genutzt. Die Löschung aller Daten erfolgt nach der Exmatrikulation mit einer Frist von max. zwei Wochen.

Mitarbeiter/Professoren/Honorar- und Gastprofessoren und Doktoranden mit Arbeitsvertrag

Bei Mitarbeitern werden die Daten manuell eingetragen. Daten von neuen Mitarbeitern (Name, Vorname, Kürzel, Fakultät, Austrittsdatum) werden dem CIT über Ticket durch den Geschäftsbereich Personal gemeldet und dann in das System übertragen. Daten (E-Mailadresse, Daten auf dem zentralen Laufwerk, Benutzerkennung) von ausgeschiedenen Mitarbeitern werden am nächsten Arbeitstag nach dem Ausscheiden entfernt.
Daten von Doktoranden werden manuell erfasst und ins System übertragen. Löschfristen wie oben.

Lehrbeauftragte

Lehrbeauftragte werden der Campus IT durch den Bereich Prorektor Lehre übermittelt. Die Daten werden manuell erfasst. Daten von Lehrbeauftragten werden nach Beendigung des aktuellen Lehrauftrags entfernt - auch die E-Mailadresse, wenn nicht mehr zu erwarten ist, dass der Lehrauftrag verlängert wird.

Mitarbeiter aus Kooperationen (Steinbeis, HMT, ...)

Legen Ihren Arbeitsvertrag vor und erhalten einen eingeschränkten Zugang für Koopperationsmitglieder. Die Zugänge werden einen Tag nach dem Ausscheiden entfernt.

Externe

Externe erhalten keine Benutzerzugänge und keine -Mailadressen. Eine Ausnahme stellt der Gast-WLAN-Zugang dar. Dieser wird für einzelne Tage bei der Campus IT durch einen Hochschulangbhörigen beantragt. Es werden keine Daten gespeichert. Der Benutzerzugang wird nach Ablauf der Beantragung gelöscht.