Gespeicherte Daten und Datenhaltung weiterer Dienste

Informationspflichten nach DSGVO

Sie finden auf dieser Seite zu den nachfolgenden Verfahren die entsprechenden Informationen aus der DSGVO.

Informationspflichten nach Art. 12-14 DSGVO

Verantwortlicher

Rektor/in der Hochschule Mannheim.

Betreiber des Verfahrens

Leiter/in GB Personal.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit b EU-DSGVO (Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen)
§ 15 LDSG Ba-Wü2 (Datenverarbeitung bei Dienst- und Arbeitsverhältnissen)
§ 48 Abs. 3 LHSG Ba-Wü3 im Falle der Beteiligung externer Gutachter und des/der Gleichstellungsbeauftragten bei Berufungsverfahren für Professuren
§ 71 Abs. 3 und § 68 im Falle der Beteiligung von Personalrat und Schwerbehindertenvertretung

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter: Herr Dr. Heiko Haaz
Beauftragter für die Hochschule: Herr C. Hirsch
E- Mail: datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de
UIMC DR. VOSSBEIN GmbH & Co KG
Unternehmens- und Informations-Management Consultants
Nützenberger Straße 119, 42115 Wuppertal

Zwecke der Datenverarbeitung

Durchführung von Bewerbungsverfahren auf offene Stellen.

Was wird von Ihnen als Bewerber gespeichert?

Vorname, Nachname, Kontaktdaten, Inhalte der Bewerbungsunterlagen einschließlich freiwilliger Angaben der Religionszugehörigkeit und des Grades der Schwerbehinderung.

Im Falle von Berufungsverfahren für Professuren werden die Bewerbungsunterlagen zusätzlich an externe Gutachter und den/die Gleichstellungsbeauftragte/r übermittelt.

Im Falle von Rechtsstreitigkeiten erfolgt zusätzlich eine Übermittlung an die Rechtsabteilung.

Was wird von Ihnen als Bearbeiter gespeichert?

Rollen in der Webanwendung, Geschlecht.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die Speicherdauer beträgt 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahren (Klagefrist nach AGG).

Empfänger der Daten?

  • Bewerber
  • Vorgesetzter
  • Gremien, wie Personalrat, Schwerbehindertenbeauftragte*r, Beauftragte für Chancengleichheit, bei Berufungsverfahren: Chancengleichheit und externer Berufungskommissionsmitglieder
  • Mitarbeiter des GB Personals

Das Bewerberportal ist eine SaaS Anwendung. Daher wurde hier eine Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter abgeschlossen, die eine datenschutzrechtlich sichere Behandlung Ihrer Daten beim Fremdanbieter sicherstellt.

Profiling und Daten in Drittländer?

Wir führen kein Profiling durch, es werden keine Protokolldateien erzeugt und keine Daten in Drittländern verarbeitet. Die Datenhaltung des Anbieters befindet sich innerhalb der BRD.

Sollten Sie persönliche Daten aus Xing oder LinkedIN übernommen haben, beachten Sie auch bitte deren Datenschutzbestimmungen.

Ihre Betroffenenrechte nach EU-DSGVO

  • Informationsrecht
  • Auskunfts- und Widerspruchsrecht
  • Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung

 

Verantwortlicher

Rektor/in der Hochschule Mannheim.

Betreiber

Leiter/in GB Personal.

Rechtsgrundlage

Art. 6 lit 1 b DSGVO und §12 LHG.

Anfragen können auch über andere Kommunikationswege eingereicht werden.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Erreichbarkeit des Datenschutzbeauftragten Herrn Haaz (UIMC) per E-Mail an:

datenschutzbeauftragter@hs-mannheim.de

Zwecke der Datenverarbeitung

Das System dient der Erfassung und Bearbeitung von Anfragen der Nutzer an den GB Personal.

Kategorien der Daten

  • Name, Vorname (wenn aus der E-Mail-Adresse verfügbar)
  • E-Mail-Adresse
  • Inhalt der Anfrage
  • Datum der Anfrage
  • Datum der Beantwortung
  • Anzahl der erstellten Tickets

Backend-Benutzer (Agenten) zusätzlich:

  • Letzter Login
  • Gültigkeit
  • Änderungsdatum
  • Erstelldatum
  • Benutzername (E-Mail-Adresse)

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des GB Personal.

Dauer der Speicherung

Tickets verbleiben bis zu 2 Jahren im System.

Recht auf Berichtigung, Löschung und Widerspruch

Tickets können nur geschlossen aber nicht gelöscht werden. Ticketinhalte werden vom Nutzer selbst übermittelt.

Wenn Sie eine Speicherung dieser Daten nicht wünschen, so verwenden Sie bitte einen anderen Kommunikationsweg, beispielsweise direkte Mailadressen, telefonische Rückfragen oder persönliche Anfragen. Beachten Sie aber bitte, dass hier die Bearbeitungszeiten deutlich länger sind, da diese Anfragen von uns manuell sortiert, dokumentiert und bearbeitet werden müssen.

Zugriff auf Ihre Datensätze

Zugriff auf die hier genannten Datensätze haben nach dem jeweiligen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ausschließlich die Systemadministratoren der Campus IT, die Mitarbeiter des Zulassungsamtes (Kartendaten) bzw. des HSCard Service. Wir verpflichten uns, die Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln und ihre Daten niemals an Dritte weiterzureichen. Telefonisch werden zu Daten keine Anfragen entgegengenommen. Passwörter werden prinzipiell nur persönlich nach Identitätsprüfung übergeben.

Sie vermuten Datenmissbrauch?

Schreiben Sie eine E-Mail an: abuse@hs-mannheim.de

Sie vermuten eine Datenpanne?

Schreiben Sie eine E-Mail an: datenpanne@hs-mannheim.de

Eine Datenpanne liegt bei Verlust von Datenträgern (z.B. USB-Stick) oder Geräten (Laptop, Smartphone, usw.) vor. Ein Verlust kann durch Diebstahl, Einbruch oder vergessen (in Bahn, Flugzeug usw.) erfolgen.

Die unrichtige Übermittlung von Daten stellt ebenfalls eine Datenpanne dar. Dies ist der Fall, wenn eine E-Mail an einen falschen Empfänger gesendet wird.

Was passiert mit Ihrer E-Mail? Diese geht ausschließlich an unser Datenschutzteam und nicht an Vorgesetzte oder Hochschulleitung. Wir prüfen Ihre Anfrage und melden uns direkt bei Ihnen.