Ordnerverwaltung und Freigabe

Ordner helfen Ihnen, Ihre E-Mails strukturiert abzulegen und übersichtlich zu verwalten. In Ihrem Mailkonto sind standardmäßig bestimmte Ordner bereits vorhanden. Sie können jederzeit weitere Ordner und Unterordner anlegen, umbenennen und löschen.

ErklärungOrdnername
In diesem Ordner werden alle eintreffenden E-Mails automatisch abgelegt.Posteingang
Alle von Ihnen verschicken E-Mails werden hier in Kopie abgelegt.Gesendet
Alle E-Mails, die Sie beim Erstellen zwischenspeichern, werden automatisch hier abgelegt. Sie können jederzeit mit der Bearbeitung fortfahren.Vorlagen
Alle gelöschten E-Mails werden hier zwischengespeichert.Trash
Alle E-Mails, die vom Mail-Server als Spam erkannt wurden, werden autmatisch hierher verschoben.Junk-E-Mail

Neuen Ordner anlegen:

  • Klicken Sie im Ordner-Fenster auf [+],
  • Wählen Sie [Ordner erstellen],

  • Tragen Sie den gewünschten Ordnernamen ein,
  • Wählen Sie den Ordnerpfad (Folder location): hier bestimmen Sie, an welcher Stelle der Ordner angelegt wird – entweder unterhalb eines schon existierenden Ordners oder auf der oberster Ebene (dies entspricht der Auswahl Root).

  • Bestätigen Sie mit [Speichern]. Der Ordner wird nun an der angegebenen Position angelegt.

Ordner umbenennen:

  • Klicken Sie dazu den betreffenden Ordner an.
  • Wählen Sie [Bearbeiten] in der Werkzeugleiste des Ordner-Fensters.
  • Ändern Sie den Namen.
  • Bestätigen Sie mit [Speichern].

Ordner löschen:

  • Klicken Sie den Ordner an, den Sie löschen möchten.
  • Wählen Sie [Bearbeiten] in der Werkzeugleiste des Ordner-Fensters.
  • Klicken Sie [Löschen].
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit [Löschen], oder klicken Sie Abbrechen, um den Ordner nicht zu löschen.

Hinweis: Der Ordner und sein gesamter Inhalt werden bei diesem Vorgang unwiderruflich gelöscht.

Ordner freigeben:

Sie können einzelne Ordner mit anderen Anwendern teilen. Je nach Berechtigung, die dem Beteiligten zugeordnet werden, können diese darin auch schreiben oder den Ordner verwalten, also z.B. die Berechtigungen ändern.

  • Klicken Sie den betreffenden Ordner an und
  • Wählen Sie [Bearbeiten].
  • Tragen Sie im Bereich Zugriffskontrolle die Anwender ein, welche Zugriff haben sollen. Hierzu tippen Sie einfach den Namen oder die Mailadresse ein (Beispiel: benutzername@hs-mannheim.de) und wählen den zutreffenden Eintrag aus der Vorschlagsliste Ihres Adressbuchs aus.
  • Ordnen Sie dem jeweiligen Anwender die gewünschte Berechtigung zu: Lesen, Schreiben, Administration, Benutzerdefiniert. Mit Benutzerdefiniert stehen detailliertere Möglichkeiten der Zugriffsteuerung zur Verfügung.
  • Bestätigen Sie mit [Speichern].

Der bzw. die betreffenden Anwender, mit denen Sie den Ordner teilen wollen, erhält nun eine Systemmail zugeschickt. Diese informiert darüber, dass eine Ordnerfreigabe bereitgestellt wurde.

Freigegebenen Ordner abonnieren:

  • Klicken Sie in der erhaltenen Freigabemail mit dem Betreff Zugriffskontrolle auf [Anmelden], um die Freigabe zu bestätigen. Dieser Knopf erscheint nur in Pronto oder in ProntoLite! Andere E-Mailclients zeigen diesen Knopf nicht an.
  • Bestätigen Sie im Dialogfenster Ordner abonnieren die Auswahl der zu abonnierenden Ordner mit [Speichern].