Ordnerverwaltung und Freigabe

Ordner helfen Ihnen, Ihre E-Mails strukturiert abzulegen und übersichtlich zu verwalten. In Ihrem Mailkonto sind standardmäßig bestimmte Ordner bereits vorhanden. Sie können jederzeit weitere Ordner und Unterordner anlegen, umbenennen und löschen.

ErklärungOrdnername
In diesem Ordner werden alle eintreffenden E-Mails automatisch abgelegt.Posteingang
Alle von Ihnen verschickten E-Mails werden hier in Kopie abgelegt.Gesendet
Alle E-Mails, die Sie beim Erstellen zwischenspeichern, werden automatisch hier abgelegt. Sie können jederzeit mit der Bearbeitung fortfahren.Vorlagen
Alle gelöschten E-Mails werden hier zwischengespeichert.Trash
Alle E-Mails, die vom Mail-Server als Spam erkannt wurden, werden automatisch hierher verschoben, sofern Sie diese Funktion aktiviert haben.Junk-E-Mail

 

Neuen Ordner anlegen

  • Klicken Sie im Ordner-Fenster auf [+],
  • Wählen Sie [Ordner erstellen],
  • Tragen Sie den gewünschten Ordnernamen ein.
  • Wählen Sie den Ordnerpfad: Hier bestimmen Sie, an welcher Stelle der Ordner angelegt wird - entweder unterhalb eines schon existierenden Ordners oder auf der obersten Ebene (dies entspricht der Auswahl Root).
  • Bestätigen Sie mit [Speichern]. Der Ordner wird nun an der angegebenen Position angelegt.

Ordner umbenennen:

  • Klicken Sie dazu den betreffenden Ordner an (1.).
  • Klicken Sie auf das [Zahnrad-Symbol] in der Werkzeugleiste (2.).
  • Ändern Sie den Namen.
  • Bestätigen Sie mit [Speichern].

Ordner löschen

  • Klicken Sie den Ordner an, den Sie löschen möchten.
  • Klicken Sie auf das [Zahnrad-Symbol] in der Werkzeugleiste.
  • Klicken Sie auf das [Papierkorb-Symbol], um den Ordner zu löschen.
  • Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit [Löschen], oder klicken Sie [Abbrechen], um den Ordner nicht zu löschen.

Hinweis: Der Ordner und sein gesamter Inhalt werden bei diesem Vorgang unwiderruflich gelöscht.

Ordner freigeben

Sie können einzelne Ordner mit anderen Hochschulmitgliedern teilen. Je nach Berechtigung, die dem Beteiligten zugeordnet werden, können diese darin auch Schreiben oder den Ordner verwalten, also z.B. die Berechtigungen ändern.

  • Klicken Sie den betreffenden Ordner an und
  • wählen Sie das [Zahnrad-Symbol] in der Werkzeugleiste.
  • Tragen Sie im Bereich Zugriffskontrolle die Anwender ein, welche Zugriff haben sollen. Geben Sie hierzu die Kennung inkl. des nachfolgenden Zusatzes der Person ein, welche Zugriff auf den Kalender erhalten soll.
    Die einzugebenden Daten setzen sich wie folgt zusammen: benutzername@hs-mannheim.de (Wichtig: Nicht die E-Mail-Adresse der Person verwenden!). Der Benutzername ist der zentrale Benutzername für das Intranet etc., den die Person von der CIT erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben.
  • Ordnen Sie dem jeweiligen Anwender die gewünschte Berechtigung zu: Lesen, Schreiben, Administration, Benutzerdefiniert. Mit Benutzerdefiniert stehen detailliertere Möglichkeiten der Zugriffsteuerung zur Verfügung.
  • Bestätigen Sie mit [Speichern].

 

Der bzw. die betreffenden Anwender, mit denen Sie den Ordner teilen wollen, erhält nun eine System-Mail zugeschickt. Diese informiert darüber, dass eine Ordnerfreigabe bereitgestellt wurde.

Freigegebenen Ordner abonnieren

  • Klicken Sie in der erhaltenen Freigabemail mit dem Betreff Zugriffskontrolle auf [Anmelden], um die Freigabe zu bestätigen. Dieser Button erscheint nur in Pronto! andere E-Mailclients zeigen diesen Button nicht an.
  • Bestätigen Sie im Dialogfenster Ordner abonnieren die Auswahl der zu abonnierenden Ordner mit [Speichern].