Häufig gestellte Fragen über MS Outlook im Verwaltungsnetz der Hochschule Mannheim

Wählen Sie Ihre Frage aus und klicken Sie darauf. Sie gelangen daraufhin direkt zu dem entsprechenden Kapitel. Die Bilder in den Kapiteln können Sie per Klick vergößern.

1. Wie aktiviere ich eine Ferienbenachrichtigung?

Klicken Sie nacheinander Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Ferienbenachrichtigung…

Klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf "Add-Ins", dann auch "CommuniGate Pro Server" und schließlich auf "Ferienbenachrichtigung".

Setzen Sie ein Häkchen bei "Aktivieren", geben Sie den Text ein und beenden Sie die Aktivierung mit "OK".

In dem Fenster setzen Sie ein Häkchen bei "Aktivieren" und geben wenn möglich ein Enddatum ein. In dem Textfeld können Sie eine Nachricht formulieren. Bestätigen Sie mit Klick auf "OK".

Optional: Geben Sie ein Enddatum ein, wenn es Ihnen bekannt ist.

Wichtig: Häkchen bei "Aktivieren" entfernen, wenn Sie E-Mails wieder persönlich beantworten können und kein Enddatum eingegeben haben.

2. Wie leite ich eine E-Mail automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weiter?

Klicken Sie nacheinander Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Regeln auf dem Server.

Um eine E-Mail-Weiterleitung einzurichten, klicken Sie in der Menüleiste nacheinander auf "Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Regeln auf dem Server."

Wählen Sie Neu, Umleitungs-Regel…

Es öffnet sich ein Fenster mit Nachrichtenregeln. Dort klicken Sie auf "Neu" und danach auf "Umleitungs-Regeln".

Setzen Sie ein Häkchen bei Alle Nachrichten umleiten an und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Nachrichten weitergeleitet haben möchten.

Im Fenster "Umleitungsregeln" setzten Sie zunächst ein Häkchen bei "Alle Nachrichten umleiten an" und geben Sie danach die E-Mail-Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden soll. Optional können Sie ein Häkchen bei "Kopie erhalten" setzen.

3. Wie kann ich am effektivsten suchen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Suchordner innerhalb Ihrer E-Mail-Ordner und wählen Sie Neuer Suchordner…

Um eine Datei zu suchen, klicken Sie im Menü mit der rechten Maustaste auf "Suchordner" und dann auf "Neuer Suchordner".

Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Suchordner erstellen, Auswählen, geben Sie einen Namen für die Suche ein und klicken Sie danach auf Kriterien…

In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie zunächst auf "Benutzerdefinierten Suchordner erstellen", danach auf "Auswählen" und geben Sie anschließend für die Suche einen Namen ein und klicken dann auf "Kriterien".

Im Fenster "Suchordnerkriterien" geben Sie den Suchbegriff ins Feld Suchen nach ein und im Feld In wählen Sie Häufig verwendeten Textfeldern. Diese Angaben reichen aus, um die Suche sofort zu starten. Sie können Ihre Suche verfeinern, indem Sie unter den Reitern Weitere Optionen und Erweitert weitere Kriterien eingeben.

Nun öffnet sich das Fenster "Suchordnerkriterien". Im Feld "Suche nach" geben Sie ihren Suchbegriff ein. Im Feld " In" wählen Sie "Häufig verwendeten Textfeldern" aus. Weitere Suchverfeinerungen finden Sie unter "Weitere Optionen". Mit Doppelklick auf "Ok" startet die Suche.

Die Suche beginnt, nachdem Sie zweimal mit OK die Eingabe der Suchkriterien beendet haben. Auf diese Weise können Sie mehrere "Suchordner" mit verschiedenen Suchkriterien erstellen. Die Suche beginnt jedes Mal sofort, wenn Sie einmal mit der linken Maustaste auf den erstellten Suchordner klicken.

Um weitere Suchordner zu erstellen, gehen Sie nach der gleichen Vorgehensweise vor wie im vorhergehenden Bild beschrieben.

4. Wie erstelle ich einen Spamfilter zum Löschen von Spam?

Wenn Sie Spam durch uns gefiltert oder gelöscht haben möchten, müssen Sie eine Einwilligungserklärung ausfüllen.

Klicken Sie nacheinander Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Regeln auf dem Server.

Um einen Spamfilter einzurichten, klicken Sie nacheinander in der Menüleiste auf "Datei, Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Regeln auf dem Server."

Wählen Sie Neu, Allgemeine Regel…

Im Fenster CommuniGate Nachrichtenregeln klicken Sie zunächst auf "Neu" und anschießend auf "Allgemeine Regel".

Geben Sie einen Namen für den Spamfilter ein (z.B. Spam).

Im Fenster Regeln können Sie nun dem Spamfilter einen Namen geben. Geben Sie den Namen in das Textfeld ein.

Klicken Sie auf den neu eingegebenen Filternamen (z.B. Spam), klicken Sie zur Eingabe der Regel-Bedingung auf Hinzufügen… , wählen Sie im Datenfeld "Kopfzeilen-Feld", wählen Sie als Operation "ist in", geben Sie als Parameter exakt "X-SPAM-FLAG: YES" ein und schließen Sie die Eingabe mit "OK" ab.

In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie zunächst unter Nachrichtenregeln auf den von Ihnen gewählten Filternamen und danach auf "Hinzufügen". Daraufhin öffnet sich das Fenster Regel Bedingungen. Dort wählen Sie unter Daten "Kopfzeile-Feld" und bei Operation "ist in" aus. Zum Schluss geben Sie bei Parameter exakt den Wert "X-SPAM-FLAG: YES" ein und bestätigen Sie mit "OK".

Klicken Sie zur Eingabe der Regel-Tätigkeit auf Hinzufügen… , wählen Sie als Tätigkeit "Speichern in" und geben Sie als Parameter exakt den Ordnernamen (z.B. Junk-E-Mail) ein, um die Spam-E-Mail in einem separaten Ordner abzulegen. Der Ordner muss bereits vorhanden sein. Schließen Sie die Eingabe mit "OK" ab.

Um die Regeltätigkeit einzustellen, klicken Sie im Fenster Nachrichtenregeln auf "Hinzufügen". Daraufhin öffnet sich das Fenster Regeltätigkeit. Wählen Sie dort unter Tätigkeit "Speichern in" aus und geben Sie bei Parameter den Wert "Junk-E-Mail" aus. Schließlich bestätigen Sie mit "Ok".

Wählen Sie noch einmal "Hinzufügen…" und als Tätigkeit "Verwerfen", um die ursprüngliche Spam-E-Mail aus dem Eingangsordner zu löschen. Schließen Sie die Eingabe mit "OK" ab.

Um eine ursprüngliche Spam-E-Mail zu löschen, klicken Sie in dem Fenster Nachrichtenregeln auf "Hinzufügen" und wählen dann in dem sich öffnenden Fenster Regeltätigkeit bei Tätigkeit "Verwerfen" aus und bestätigen Sie mit "ok".

Der fertige Spamfilter sieht folgendermaßen aus:

In dem Fenster Nachrichtenregeln wird nun der Spamfilter mit den jeweiligen Regelbedingungen und Regeltätigkeiten angezeigt.

5. Wie gebe ich einen E-Mail-Ordner von mir frei?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden E-Mail-Ordner (z. B. Eingangsordner) und wählen Sie Eigenschaften.

Um einen E-Mail-Ordner freizugeben klicken Sie zunächst in der Menüleiste auf den Reiter "Start" und dann mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden E-Mail-Ordner. In dem sich öffnenden Kontextmenü wählen Sie "Eigenschaften" aus.

Klicken Sie auf den Reiter Zugriffsrechte, dann auf Hinzufügen… und geben Sie den Benutzernamen der Person ein, die Zugriff auf diesen E-Mail-Ordner erhalten soll. Der Benutzername ist der Intranetbenutzername, den die Person vom Rechenzentrum erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben geschrieben.

In dem Fenster Eigenschaften" wählen Sie den Reiter "Zugriffsrechte" aus und klicken danach auf "Hinzufügen". Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster. Dort unter Kontoname eingeben geben Sie in das Textfeld den Benutzernamen der Person ein, die Zugriff auf diesen E-Mail-Ordner erhalten soll. Der Benutzername entspricht meist dem Intranetbenutzernamen.

Klicken Sie den neu eingegebenen Benutzernamen an, um die Rechte anzuwählen, die die Person für den E-Mail-Ordner erhalten soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch OK.

In dem Fenster Eigenschaften unter dem Reiter "Zugriffsrechte" klicken Sie nun den von Ihnen eigegebenen Benutzernamen an. Unter Rechte können Sie dem Benutzer dessen Rechte vergeben. Um den Ordner zum Lesen freizugeben, setzen Sie einen Haken bei "Ordner anzeigen" und "Objekte lesen" und bestätigen Sie mit "ok".

6. Wie gebe ich einen Kalender von mir frei?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Kalender und gehen Sie genauso vor, wie es unter "5. Wie gebe ich einen E-Mail-Ordner frei?" beschrieben ist.

7. Wie gebe ich ein Adressbuch von mir frei?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das freizugebende Adressbuch und gehen Sie genauso vor, wie es unter "5. Wie gebe ich einen E-Mail-Ordner von mir frei?" beschrieben ist.

8. Wie binde ich einen für mich freigegebenen E-Mail-Ordner ein?

Klicken Sie hintereinander auf Datei, Informationen, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen…

Um einen für Sie freigegebenen E-Mail-Ordner einzubinden Sie zunächst in der Menüleiste auf den Reiter "Start" und anschließend nacheinander auf "Informationen, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen".

Klicken Sie doppelt auf Communigate Pro Server.

In dem Fenster Kontoeinstellungen klicken Sie zunächst auf den Reiter "E-Mail" und anschließend doppelt auf "Communigate Pro Server".

Wählen Sie den Reiter Erweitert, klicken Sie auf Hinzufügen… und geben Sie den Benutzernamen der Person ein, die Zugriff auf ihren E-Mail-Ordner gewährt hat. Der Benutzername ist der Intranetbenutzername, den die Person von der Campus IT erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben geschrieben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Hinweis: Der Domainname muss mit dem Benutzernamen in der Form <benutzername>@<zusatz>.hs-mannheim.de zusätzlich eingetragen werden, wenn der Domainname nicht auf @hs-mannheim.de endet.

Beispiel: sekretariat@xyxz.hs-mannheim.de muss vollständig eingetragen werden.

In dem Fenster Eigenschaften von CommuniGate wählen Sie den Reiter "Erweitert" aus und klicken dann auf "Hinzufügen". Nun öffnet sich das Kontofenster. Dort tragen Sie unter Kontoname in das Textfeld den Benutzernamen der Prson ein, die Ihnen Zugriff auf ihren E-Mail-Ordner gewährt hat. Der Benutzername entspricht dem Intranetbenutzernamen.

Daraufhin erscheint der freigegebene Ordner mit dem Benutzernamen des Besitzers innerhalb der E-Mail-Ordner von Ihnen.

9. Wie binde ich einen für mich freigegebenen Kalender ein?

Gehen Sie genauso vor, wie es unter "8. Wie binde ich einen für mich freigegebenen E-Mail-Ordner ein?" beschrieben ist.

10. Wie binde ich ein für mich freigegebenes Adressbuch ein?

Gehen Sie genauso vor, wie es unter "8. Wie binde ich einen für mich freigegebenen E-Mail-Ordner ein?" beschrieben ist.

11. Kann ich für Personen E-Mail-Ordner, Kalender oder Adressbücher freigeben, die außerhalb der Hochschule Mannheim ein E-Mail-Konto haben?

Nein, das ist nicht möglich.

12. Unter dem Reiter Add-Ins erscheint bei mir "CommuniGate Pro Server" nicht. Woran kann das liegen?

Dieses Problem kann verschiedene Ursachen haben. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an die Funktionsadresse email@hs-mannheim.de.

13. Meine gesendeten E-Mails kommen beim Empfänger nicht an und ich erhalte keine neuen E-Mails. Woran kann das liegen?

Die häufigste Ursache ist, dass MS Outlook sich im Offline-Modus befindet. Das kann passieren, wenn MS Outlook aus verschiedenen Gründen die Verbindung zum E-Mail-Server verliert. Folgende Meldung kann auch erscheinen, wenn Sie versuchen, im Offline-Modus eine E-Mail zu öffnen:

Das Fenster zeigt eine Fehlermeldung von MS Outlook an. Ein Element kann nicht geöffnet werden. Es wird gebeten online zu gehen.

Überprüfen Sie folgende Einstellung, um das Problem zu beheben: „Offline arbeiten“ unter dem Reiter „Senden/Empfangen“ ist fälschlicherweise angeklickt:

Das Fenster zeigt den Reiter "Senden/Empfangen" der Menüleiste. Dort ist das Feld "Offline arbeiten" angeklickt. Dies ist falsch.

Korrigieren Sie diese Einstellung, indem Sie nur einmal auf „Offline arbeiten“ klicken:

Das Fenster zeigt den Reiter "Senden/Empfangen" der Menüleiste. Dort ist das Feld "Offline arbeiten" nicht angeklickt. Dies ist richtig.