Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Pronto!

Mit Pronto! stellen wir Ihnen einen Webmailclient zur Verfügung, mit dem Sie über Ihren Browser, Ihr E-Mail-Konto, Ihren Terminkalender, Ihre Kontaktadressen und Aufgaben verwalten können. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Pronto!.

Die nachfolgende Anleitung und Hinweise beziehen sich auf die Nutzung Ihres Kalenders über unseren Pronto!-Webmailclient unter
https://mail.hs-mannheim.de/hpronto (für Professor*innen, Mitarbeitende, Lehrbeauftragte, Doktorand*innen und Kooperationsmitglieder) bzw.
https://stud.hs-mannheim.de/hpronto (für Studierende).

Kalender anzeigen

Um den Kalender aufzurufen, navigieren Sie im Hauptmenü zu [Kalender].

Die detaillierte Monatsansicht mit den eingetragenen Terminen finden Sie auf der rechten Seite. In der linken Spalte können weitere Kalender angelegt und ausgewählt werden.

Änderung der Kalenderansicht

Um die Ansicht des Kalenders zu ändern, klicken Sie auf die gewünschte Kalenderoption.

Zur Auswahl stehen Ihnen von links nach rechts folgende Ansichten:

  • Listenansicht
  • Tagesansicht
  • Wochenansicht
  • Monatsansicht

Möchten Sie den Kalender kompakt betrachten, klicken Sie in der oberen Leiste auf das Kalendersymbol.

Termine anlegen

Termine können mit einem Doppelklick auf den gewünschten Ereignistag erstellt werden. Ein Termin kann auf die gleiche Weise auch geöffnet und bearbeitet werden.

Es ist auch möglich in der oberen Menüleiste auf das [Pluszeichen] zu klicken, um einen Termin zu erstellen.

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Termin mit seinen Eigenschaften definiert und bearbeitet werden kann. Klicken Sie auf [Speichern], um den Termin in den Kalender einzutragen.

Serientermine anlegen

Um einen Termin als wiederkehrenden Eintrag zu vermerken, setzen Sie einen Haken bei [Wiederholung] und wählen Sie das Zeitintervall und die Wiederholungen aus. Sie können im Reiter [Beenden] einen festen Zeitpunkt wählen, zu dem Ihr Serientermin beendet werden soll.

Termine im- und exportieren

Des Weiteren können Sie über das Drei-Punkte-Symbol Termine im- und exportieren.

Termine versenden und Teilnehmer einladen

Um andere zu einem Termin einzuladen, geben Sie unter [Teilnehmer] die entsprechende/n E-Mail-Adresse/n ein. Unter [Beschreibung] können Sie einen Einladungstext verfassen, sowie unter [Ort] den Meeting-Ort angeben. Des Weiteren können Sie mit einem Klick auf das [Büroklammer-Symbol] einen Anhang beifügen. Um die Einladung zu versenden, klicken Sie auf das [Brief-Symbol] und wählen [Senden]. Danach bestätigen Sie mit [Speichern].

Frei-/Beschäftigt-Informationen

Um die Terninfindung mit anderen Teilnehmern zu erleichtern, stellt Pronto! das Feature zur Einsicht von verfügbaren Zeitäumen, der eingeladenen Personen im Kalender zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierbei, dass diese Funktion aus Gründen des Datenschutzes standardmäßig bei uns an der Hochschule deaktiviert ist.

Falls Sie möchten, dass Hochschulmitglieder bei der Eintragung eines Termins sehen können, ob Sie zum angegebenen Zeitraum „frei“ oder „beschäftigt“ sind, können Sie diese Funktion einschalten.
Wichtig: Informationen Ihrer Termine wie z. B. Termintitel, Teilnehmer, Ort oder Terminbeschreibungen können hierbei nicht eingesehen werden.

Um die Veröffentlichung von „Frei-/Beschäftigt-Informationen“ zu aktivieren, navigieren Sie im Hauptmenü zu [Einstellungen]

Klicken Sie dann auf den Punkt [Kalender].

Ziehen Sie als nächstes in der Zeile [Frei/Beschäftigt Publikation] den blauen Balken neben der „0“ nach links, damit Sie die Anzahl der Tage verändern können.

Über das Dropdown-Menü können Sie eine Zahl einstellen. Wählen Sie beispielsweise 7 Tage und klicken Sie anschließend auf [Aktualisieren].

Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, können nun Personen, die Sie einladen, im gewählten Zeitraum (im oben genannten Beispiel die folgenden 7 Tage) einsehen, ob Sie zum Zeitpunkt des angedachten Termins „verfügbar“ sind.

Verfügbarkeit anzeigen

Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Frei/Beschäftigt Info

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem die Informationen angezeigt werden.

Beachten Sie hierbei, dass diese Funktion nur gegeben ist, wenn die Teilnehmer die Veröffentlichung ihrer Frei-/Beschäftigt-Informationen aktiviert haben. Falls die Veröffentlichung nicht aktiviert wurde, wird Ihnen hier nur ein "leerer" Zeitstrahl angezeigt.

Einladungen empfangen

Sie bekommen eine Information, wenn Sie eine Termineinladung per Mail zugesendet bekommen haben. Die Termininformationen finden Sie in Ihrem Mail-Postfach.

Mittels der farblich gekennzeichneten Buttons können Sie den Termin akzeptieren, mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen.

Klicken Sie auf ein Auswahlfeld. Daraufhin öffnet sich ein Untermenü in dem Sie die Antwort bearbeiten können. Bestätigen Sie schließlich mit [Akzeptieren].

Weitere Kalender anlegen

Klicken Sie auf das [Plus] in der linken oberen Leiste und wählen Sie [Kalender erstellen].

Nun können Sie in dem sich öffnenden Eingabefenster die Daten bearbeiten und mit [Speichern] bestätigen.

Um den Kalender zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie diesen mit einem Häkchen aus und klicken auf das [Zahnrad].

Die Änderungen bestätigen Sie anschließend mit [Speichern].

Die Kalender können beliebig eingefärbt werden, indem Sie den entsprechenden Kalender auswählen und auf die Farbpallette klicken. Dort können Sie eine Farbe wählen.

Die Termine aus den beiden Kalendern sind nun farblich unterschiedlich markiert.

Freigabe von Kalendern

Wählen Sie zunächst mittels Haken einen Kalender aus und klicken danach auf das [Zahnrad].

In dem sich öffnenden Eingabefenster können Sie unter [Zugriffskontrolle] die Kalenderfreigabe einstellen. Geben Sie hierzu die Kennung inkl. des nachfolgenden Zusatzes der Person ein, welche Zugriff auf den Kalender erhalten soll.
Die einzugebenden Daten setzen sich wie folgt zusammen: benutzername@hs-mannheim.de (Wichtig: Nicht die E-Mail-Adresse der Person verwenden!), für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten.

Der Benutzername ist der zentrale Benutzername für das Intranet etc., den die Person von der CIT erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben.
 

Beispiel:

Zugriff erhalten soll der Nutzer Max Mustermann mit dem Benutzernamen „mustermann“

Die einzugebende Adresse lautet dann: mustermann@hs-mannheim.de

Klicken Sie auf [Lesen], um die individuellen Zugriffsrechte auszuwählen.

Freigegebenen Kalender einbinden

Wenn über die Pronto!-Weboberfläche ein Kalender für Sie freigegeben wurde, bekommen Sie automatisch eine E-Mail.

Klicken Sie in dieser E-Mail auf den Button [Anmelden]. Danach erscheint ein neues Fenster, bei diesem klicken Sie auf [Speichern]. Anschließend wird der eingebundene Kalender in der Kalenderübersicht aufgelistet.

Termin in Webex Meetings erstellen

Um ein Webex-Meeting zu erstellen, öffnen Sie in Ihrem Browser die Portalseite unter https://hs-mannheim.webex.com und loggen Sie sich dann zunächst mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse und anschließend mit Ihrer zentralen Kennung ein. Auf der Startseite klicken Sie dann auf [Termin ansetzen], um ein Meeting einzurichten.

Daraufhin erscheinen Eingabefelder, in die Sie die gewünschten Daten wie Zeitpunkt und Teilnehmer eintragen können. Durch Klicken auf [Termin ansetzen] wird die Terminanfrage an die Teilnehmer versendet.

Die teilnehmenden Empfänger erhalten eine E-Mail, in der sie über einen enthaltenen Link direkt dem Meeting beitreten können.

Wie auch bei Terminanfragen aus dem Kalender, können die Teilnehmer direkt über die oben beschriebenen Auswahlfelder, die Terminanfrage zum Webex-Meeting akzeptieren, mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen.

Sie haben zudem die Möglichkeit zu einer Besprechung direkt in Ihren persönlichen Meeting-Raum einzuladen. Den Link zu Ihrem perönlichen Meeting-Raum finden Sie im Client von Webex Teams unter [Kalender].

Auf der Portalseite von Webex Meetings finden Sie den Link zu Ihrem persönlichen Meeting-Raum auf der Startseite unter Ihrem Namen.

Falls Sie zu einem Online-Termin in Ihren persönlichen Raum einladen möchten, können Sie den Link bei der Erstellung eines Termins einfach unter [Ort:] einfügen. Die Teilnehmer können diesen Link dann direkt über den Kalender durch Anklicken des Betreffs/Titels einsehen.