Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Pronto!

Mit Pronto! stellen wir Ihnen einen Webmailclient zur Verfügung, mit dem Sie über Ihren Browser, Ihr E-Mail-Konto, Ihren Terminkalender, Ihre Kontaktadressen und Aufgaben verwalten können. Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Pronto!.

Die nachfolgende Anleitung und Hinweise beziehen sich auf die Nutzung Ihres Kalenders über unseren Pronto!-Webmailclient unter
https://mail.hs-mannheim.de/hpronto (für Professor*innen, Mitarbeitende, Lehrbeauftragte, Doktorand*innen und Kooperationsmitglieder) bzw.
https://stud.hs-mannheim.de/hpronto (für Studierende).

Kalender anzeigen

Um den Kalender aufzurufen, navigieren Sie im Hauptmenü zu [Kalender].

Die detaillierte Monatsansicht mit den eingetragenen Terminen finden Sie auf der rechten Seite. In der linken Spalte können weitere Kalender angelegt und ausgewählt werden.

Dargestellt ist die Wochenansicht des Kalenders in dem ein Termin markiert ist. Im linken Bildbereich ist das Funktionsmenü zu sehen, wobei das Kalendersymbol hervorgehoben ist.

Änderung der Kalenderansicht

Um die Ansicht des Kalenders zu ändern, klicken Sie auf die gewünschte Kalenderoption.

Auf dem Bild sieht man eine Leiste mit Symbolen, die die unterschiedlichen Kalenderansichten darstellen. Die Piktogramme symbolisieren die Funktionen Listenansicht, Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht. Die Monatsansicht ist hier ausgewählt.

Zur Auswahl stehen Ihnen von links nach rechts folgende Ansichten:

  • Listenansicht
  • Tagesansicht
  • Wochenansicht
  • Monatsansicht

Möchten Sie den Kalender kompakt betrachten, klicken Sie in der oberen Leiste auf das Kalendersymbol.

Abgebildet ist eine Leiste mit beginnend einem Pluszeichen. Danach folgt ein Pfeil, der in die linke Richtung zeigt, gefolgt von einem Pfeil, welcher nach rechts zeigt. Zwischen den Pfeilsymbolen befindet sich ein blauer Button mit der Aufschrift „Heute“, sowie einem Kalenderpiktogramm rechts daneben, welches farblich hervorgehoben ist.

Termine anlegen

Termine können mit einem Doppelklick auf den gewünschten Ereignistag erstellt werden. Ein Termin kann auf die gleiche Weise auch geöffnet und bearbeitet werden.

Es ist auch möglich in der oberen Menüleiste auf das [Pluszeichen] zu klicken, um einen Termin zu erstellen.

Abgebildet ist eine Leiste mit beginnend einem Pluszeichen. Danach folgt ein Pfeil, der in die linke Richtung zeigt, gefolgt von einem Pfeil, welcher nach rechts zeigt. Mittels der Pfeile kann das Zeitintervall im Kalender ausgewählt werden. Zwischen den Pfeilsymbolen befindet sich ein blauer Button mit der Aufschrift „Heute“, sowie einem Kalenderpiktogramm, welches rot markiert ist.

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem der Termin mit seinen Eigenschaften definiert und bearbeitet werden kann. Klicken Sie auf [Speichern], um den Termin in den Kalender einzutragen.

Das Bild zeigt diverse Eingabefelder, um einen Termin anzulegen. Einzugeben ist ein Titel, die Teilnehmer, Zeitdaten wie Beginn, Ende, Dauer und Wiederholung, der Ort sowie eine Beschreibung. Hier ist ein Beispieltext aufgeführt. Rechts oben im Bild befindet sich ein blauer Button mit der Funktion Speichern.

Serientermine anlegen

Um einen Termin als wiederkehrenden Eintrag zu vermerken, setzen Sie einen Haken bei [Wiederholung] und wählen Sie das Zeitintervall und die Wiederholungen aus. Sie können im Reiter [Beenden] einen festen Zeitpunkt wählen, zu dem Ihr Serientermin beendet werden soll.

Dargestellt sind Eingabefelder, um einen Termin anzulegen. Einzugeben ist ein Titel, die Teilnehmer, Zeitdaten wie Beginn, Ende, Dauer und Wiederholung, der Ort sowie eine Beschreibung. Hier ist ein Beispieltext aufgeführt. Rechts oben im Bild befindet sich ein blauer Button mit der Funktion Speichern. Im Bild ist der Bereich Wiederholung rot markiert.

Termine im- und exportieren

Des Weiteren können Sie über das Drei-Punkte-Symbol Termine im- und exportieren.

Auf dem Bild sieht man eine Leiste mit Symbolen, die die unterschiedlichen Kalenderansichten darstellen. Die Piktogramme symbolisieren die Funktionen Listenansicht, Tagesansicht, Wochenansicht und Monatsansicht. Das letzte Symbol zeigt drei Punkte, welche rot umrandet sind.
Auf dem Bild sieht man eine Leiste mit Symbolen, die die unterschiedlichen Kalenderansichten darstellen. Darunter befinden sich zwei blaue Buttons mit der Aufschrift „Termine exportieren“ und „Termine importieren“.

Termine versenden und Teilnehmer einladen

Um andere zu einem Termin einzuladen, geben Sie unter [Teilnehmer] die entsprechende/n E-Mail-Adresse/n ein. Unter [Beschreibung] können Sie einen Einladungstext verfassen, sowie unter [Ort] den Meeting-Ort angeben. Des Weiteren können Sie mit einem Klick auf das [Büroklammer-Symbol] einen Anhang beifügen. Um die Einladung zu versenden, klicken Sie auf das [Brief-Symbol] und wählen [Senden]. Danach bestätigen Sie mit [Speichern].

Zusehen ist die obere rechte Leiste mit den Symbolen „Papierkorb“, „Büroklammer“, „Brief“ und einem blauen Button. Das Piktogramm mit dem Brief ist rot markiert und steht für das Versenden des Termins. Der blaue Button trägt die Aufschrift „Speichern“. Des Weiteren ist ein Untermenü unterhalb des Buttons zu sehen, welches die Auswahlfelder „Senden“ und „Nicht senden“ enthält.

Frei-/Beschäftigt-Informationen

Um die Terninfindung mit anderen Teilnehmern zu erleichtern, stellt Pronto! das Feature zur Einsicht von verfügbaren Zeitäumen, der eingeladenen Personen im Kalender zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierbei, dass diese Funktion aus Gründen des Datenschutzes standardmäßig bei uns an der Hochschule deaktiviert ist.

Falls Sie möchten, dass Hochschulmitglieder bei der Eintragung eines Termins sehen können, ob Sie zum angegebenen Zeitraum „frei“ oder „beschäftigt“ sind, können Sie diese Funktion einschalten.
Wichtig: Informationen Ihrer Termine wie z. B. Termintitel, Teilnehmer, Ort oder Terminbeschreibungen können hierbei nicht eingesehen werden.

Um die Veröffentlichung von „Frei-/Beschäftigt-Informationen“ zu aktivieren, navigieren Sie im Hauptmenü zu [Einstellungen]. 

Im Bild sehen Sie im linken Bereich das Hauptmenü, in dem das letzte Feld mit der Bezeichnung "Einstellungen" rot umrandet ist. Rechts daneben öffnet sich ein Submenü in dem der erste Menüpunkt mit der Bezeichnung "Allgemein" blau unterlegt ist.

Klicken Sie dann auf den Punkt [Kalender].

Das Bild zeigt im linken Bereich das Menü in dem das letzte Feld "Einstellungen" angeklickt ist. Rechts daneben ist ein Submenü geöffnet in dem unter "Email" das Feld "Kalender" blau unterlegt und rot umrandet ist.

Ziehen Sie als nächstes in der Zeile [Frei/Beschäftigt Publikation] den blauen Balken neben der „0“ nach links, damit Sie die Anzahl der Tage verändern können.

Im Bild ist der Menüpunkt "Kalendereinstellungen" zu sehen. Im rechten Bereich des Bildes befindet sich eine Auflistung von Einstellungen. Unter "Frei/Beschäftigt Publikation" kann die Anzahl der Tage mittels Regler rechts daneben eingestellt werden.

Über das Dropdown-Menü können Sie eine Zahl einstellen. Wählen Sie beispielsweise 7 Tage und klicken Sie anschließend auf [Aktualisieren].

Im Bild ist der Menüpunkt "Kalendereinstellungen" zu sehen. Im rechten Bereich des Bildes befindet sich eine Auflistung von Einstellungen. Unter "Frei/Beschäftigt Publikation" kann die Anzahl der Tage mittels Drow Down Menü rechts daneben eingestellt werden.

Nachdem Sie diese Einstellung vorgenommen haben, können nun Personen, die Sie einladen, im gewählten Zeitraum (im oben genannten Beispiel die folgenden 7 Tage) einsehen, ob Sie zum Zeitpunkt des angedachten Termins „verfügbar“ sind.

Verfügbarkeit anzeigen

Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Frei/Beschäftigt Info. 

Zu sehen ist ein Fenster in dem Termine angelegt werden können. Im rechten Bereich neben Datumseingaben befindet sich das Feld "Frei/Beschäftigt Info" dieses ist blau unterlegt.

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem die Informationen angezeigt werden.

Das Bild zeigt ein Fenster, in dem ein Zeitinterfall abgebildet ist. Es enthält grün unterlegt die Stundenangaben des Tages, sowie eingetragene Termine.

Beachten Sie hierbei, dass diese Funktion nur gegeben ist, wenn die Teilnehmer die Veröffentlichung ihrer Frei-/Beschäftigt-Informationen aktiviert haben. Falls die Veröffentlichung nicht aktiviert wurde, wird Ihnen hier nur ein "leerer" Zeitstrahl angezeigt.

Einladungen empfangen

Sie bekommen eine Information, wenn Sie eine Termineinladung per Mail zugesendet bekommen haben. Die Termininformationen finden Sie in Ihrem Mail-Postfach.

Dargestellt ist eine Pop-up-Fenster, welches den Nutzer über den Eingang einer E-Mail informiert. Zu sehen ist der Absender sowie dessen Avatar. Weiterhin sind zwei blaue Buttons mit den Aufschriften „als gelesen markieren“ und „löschen“ enthalten.

Mittels der farblich gekennzeichneten Buttons können Sie den Termin akzeptieren, mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen.

Zu sehen ist eine E-Mail mit drei Buttons in unterschiedlichen Farben. 1. Grüner Button mit Aufschrift „Akzeptieren“, 2. Blauer Button mit Aufschrift „Mit Vorbehalt“ und zuletzt ein roter Button mit der Aufschrift „Ablehnen“.

Klicken Sie auf ein Auswahlfeld. Daraufhin öffnet sich ein Untermenü in dem Sie die Antwort bearbeiten können. Bestätigen Sie schließlich mit [Akzeptieren].

Zu sehen sind drei Buttons in unterschiedlichen Farben. 1. Grüner Button mit Aufschrift „Akzeptieren“, 2. Blauer Button mit Aufschrift „Mit Vorbehalt“ und zuletzt ein roter Button mit der Aufschrift „Ablehnen“. Unterhalb des Buttons „Akzeptieren“ befindet sich ein Untermenü mit drei Auswahlfeldern. Das Zweite mit dem Schriftzug „Antwort jetzt senden“ ist mit einem Häkchen versehen. Darunter befinden sich die zwei Auswahlfelder „Akzeptieren“ und „Abbrechen“.

Weitere Kalender anlegen

Klicken Sie auf das [Plus] in der linken oberen Leiste und wählen Sie [Kalender erstellen].

Zu sehen ist der obere Teil des linken Auswahlmenüs beginnend mit dem Avatar des Nutzers. Rechts daneben befindet sich ein Pluszeichen, welches rot markiert ist und ein weiteres Untermenü per Klick öffnet. In dem Untermenü gibt es die Auswahlfelder „Kalender erstellen“, „Kalender abonnieren“ und „Web-Abonnement“. Das Feld „Kalender erstellen“ ist farblich hervorgehoben.

Nun können Sie in dem sich öffnenden Eingabefenster die Daten bearbeiten und mit [Speichern] bestätigen.

Auf dem Bild ist ein Eingabefenster dargestellt in das in der ersten Eingabezeile der Name des Kalenders eingetragen werden kann. Darunter befindet sich eine Eingabezeile in der der Ordnerpfad ausgewählt werden kann. Die Eingaben werden mit einem Klick auf den blauen Button mit der Aufschrift „Speichern“ bestätigt.

Um den Kalender zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie diesen mit einem Häkchen aus und klicken auf das [Zahnrad].

Abgebildet ist das linke Menü beginnend mit dem Avatar des Nutzers. Daneben befindet sich eine Liste mit angelegten Kalendern, welche vor dem Kalender ein Häkchen stehen haben. Eines der Häkchen ist ausgewählt und rot umrandet. Oberhalb der Kalenderauswahl befindet sich das Wort „Kalender“, welches eingeschlossen ist auf der linken Seite von einem Plussymbol sowie auf der linken Seite von einem Zahnradsymbol. Dieses Symbol ist ebenfalls rot hervorgehoben.

Die Änderungen bestätigen Sie anschließend mit [Speichern].

Die Kalender können beliebig eingefärbt werden, indem Sie den entsprechenden Kalender auswählen und auf die Farbpallette klicken. Dort können Sie eine Farbe wählen.

Dargestellt ist eine Auflistung der Kalender, welche vom Nutzer erstellt wurden. Oberhalb der Kalenderauswahl befindet sich das Wort „Kalender“, welches eingeschlossen ist auf der linken Seite von einem Plussymbol sowie auf der linken Seite von einem Zahnradsymbol. Rechts daneben befindet sich ein Farbkreis.
Das Bild zeigt den oberen Teil des linken Auswahlmenüs beginnend mit dem Avatar des Nutzers. Rechts daneben befindet sich ein Pluszeichen sowie das Auswahlmenü der angelegten Kalender. In der oberen Leiste befinden sich ein Pluszeichen, rechts daneben ein Zahnradsymbol sowie ein Farbkreis. Der Farbkreis ist angeklickt und ein Untermenü mit verschiedenen Pastellfarben ist zu erkennen. Eine Farbe ist mit einem Häkchen gekennzeichnet.
Abgebildet ist eine Auflistung der vom Nutzer generierten Kalender. Jeder Kalender ist durch eine andere Farbe gekennzeichnet. Beide Kalender sind mit einem Häkchen ausgewählt. Im rechten Bildbereich ist eine Monatsansicht dargestellt in der die Termine aller Kalender eingetragen sind. Die Termine sind farblich entsprechend der Kalenderzugehörigkeit markiert.

Die Termine aus den beiden Kalendern sind nun farblich unterschiedlich markiert.

Freigabe von Kalendern

Wählen Sie zunächst mittels Haken einen Kalender aus und klicken danach auf das [Zahnrad].

Abgebildet ist das linke Menü beginnend mit dem Avatar des Nutzers. Daneben befindet sich eine Liste mit angelegten Kalendern, welche vor dem Kalender ein Häkchen stehen haben. Eines der Häkchen ist ausgewählt und rot umrandet. Oberhalb der Kalenderauswahl befindet sich das Wort „Kalender“, daneben auf der linken Seite befindet sich ein Zahnradsymbol. Dieses Symbol ist ebenfalls rot hervorgehoben.

In dem sich öffnenden Eingabefenster können Sie unter [Zugriffskontrolle] die Kalenderfreigabe einstellen. Geben Sie hierzu die Kennung inkl. des nachfolgenden Zusatzes der Person ein, welche Zugriff auf den Kalender erhalten soll.
Die einzugebenden Daten setzen sich wie folgt zusammen: benutzername@hs-mannheim.de (Wichtig: Nicht die E-Mail-Adresse der Person verwenden!), für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten.

Der Benutzername ist der zentrale Benutzername für das Intranet etc., den die Person von der CIT erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben.
 

Beispiel:

Zugriff erhalten soll der Nutzer Max Mustermann mit dem Benutzernamen „mustermann“

Die einzugebende Adresse lautet dann: mustermann@hs-mannheim.de

Auf dem Bild ist ein Eingabefenster dargestellt in das in der ersten Eingabezeile der Name des Kalenders eingetragen werden kann. Darunter befindet sich eine Eingabezeile in der der Ordnerpfad ausgewählt und eine E-Mail zur Zugriffskontrolle eingegeben werden kann. Ein Beispiel ist eingetragen und rot umrandet. Die Eingaben werden mit einem Klick auf den blauen Button mit der Aufschrift „Speichern“ rechts unten bestätigt.

Klicken Sie auf [Lesen], um die individuellen Zugriffsrechte auszuwählen.

Auf dem Bild ist ein Eingabefenster dargestellt in das in der ersten Eingabezeile der Name des Kalenders eingetragen werden kann. Darunter befindet sich eine Eingabezeile in der der Ordnerpfad ausgewählt und eine E-Mail zur Zugriffskontrolle eingegeben werden kann. Rechts daneben kann über die Schaltfläche „Lesen“ eine Zugriffsoption im sich öffnenden Untermenü ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen „Lesen“, „Schreiben“, „Administration“ und „Benutzerdefiniert“.

Freigegebenen Kalender einbinden

Wenn über die Pronto!-Weboberfläche ein Kalender für Sie freigegeben wurde, bekommen Sie automatisch eine E-Mail.

Dargestellt ist eine E-Mail, welche einen blauen Button mit der Aufschrift „Anmelden“ enthält.

Klicken Sie in dieser E-Mail auf den Button [Anmelden]. Danach erscheint ein neues Fenster, bei diesem klicken Sie auf [Speichern]. Anschließend wird der eingebundene Kalender in der Kalenderübersicht aufgelistet.

Termin in Webex Meetings erstellen

Um ein Webex-Meeting zu erstellen, öffnen Sie in Ihrem Browser die Portalseite unter https://hs-mannheim.webex.com und loggen Sie sich dann zunächst mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse und anschließend mit Ihrer zentralen Kennung ein. Auf der Startseite klicken Sie dann auf [Termin ansetzen], um ein Meeting einzurichten.

Das Bild zeigt die Startseite von Webex. Abgebildet sind die Initialen, der Name des Benutzers, sowie ein Link zum persönlichen Meetingraum. Weiterhin existieren zwei Buttons „Meeting starten“ und „Termin ansetzen“.

Daraufhin erscheinen Eingabefelder, in die Sie die gewünschten Daten wie Zeitpunkt und Teilnehmer eintragen können. Durch Klicken auf [Termin ansetzen] wird die Terminanfrage an die Teilnehmer versendet.

Zu sehen ist ein Eingabefenster in das die Informationen für ein Meeting wie Thema, Datum und Uhrzeit, Wiederholungen und Teilnehmer eingetragen werden können.

Die teilnehmenden Empfänger erhalten eine E-Mail, in der sie über einen enthaltenen Link direkt dem Meeting beitreten können.

Wie auch bei Terminanfragen aus dem Kalender, können die Teilnehmer direkt über die oben beschriebenen Auswahlfelder, die Terminanfrage zum Webex-Meeting akzeptieren, mit Vorbehalt annehmen oder ablehnen.

Zu sehen ist eine Einladung mit den Daten zum Absender und zum Empfänger, sowie der Link zum Meetingraum.

Sie haben zudem die Möglichkeit zu einer Besprechung direkt in Ihren persönlichen Meeting-Raum einzuladen. Den Link zu Ihrem perönlichen Meeting-Raum finden Sie im Client von Webex Teams unter [Kalender].

Es ist das Programm Webex Teams abgebildet in dem der Reiter Kalender farblich markiert ist. Der Zugangslink zum Meeting ist auf der rechten Seite ablesbar.

Auf der Portalseite von Webex Meetings finden Sie den Link zu Ihrem persönlichen Meeting-Raum auf der Startseite unter Ihrem Namen.

Es ist das Programm Webex Meetings abgebildet. Der Zugangslink zum Meeting ist neben den Initialen ablesbar.

Falls Sie zu einem Online-Termin in Ihren persönlichen Raum einladen möchten, können Sie den Link bei der Erstellung eines Termins einfach unter [Ort:] einfügen. Die Teilnehmer können diesen Link dann direkt über den Kalender durch Anklicken des Betreffs/Titels einsehen.

Zu sehen sind die Eingabefelder, um einen Termin anzusetzen. In der Zeile "Ort" ist der Link zum Meeting-Raum eingegeben. Dieser ist rot markiert.

Diese Seite druckenzum Seitenanfang