Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Outlook

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Outlook.

Kalender anzeigen

Um den Kalender zu öffnen, klicken Sie am linken unteren Bildschirmrand auf das Kalendersymbol.

In der oberen Menüleiste können Sie nun weitere Termine und Besprechungen anlegen. Weiterhin ist es möglich die Ansicht des Kalenders zu variieren.

Termin im Outlook-Kalender erstellen

Klicken Sie auf den Reiter [Start], dann auf [Neue Elemente] und schließlich auf [Termin].

Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Daten für den Termin eingeben können.

Unter [Betreff] wählen Sie einen Titel für den Termin, welcher Ihnen anschließend im Kalender angezeigt wird. Unter [Ort] können Sie den Raum zur Veranstaltung oder alternativ einen Link zu einem virtuellen Meetingraum eintragen.

Um einen Termin festzulegen, tragen Sie die Zeitdaten in die Felder [Beginn] und [Ende] ein.

Um Teilnehmer einzuladen, klicken Sie auf [Teilnehmer einladen]. Daraufhin erweitert sich die Eingabemaske und Sie können unter [An] die E-Mail-Adresse der Teilnehmer eingeben. Um den Termin zu versenden, klicken Sie auf [Senden].

Alternativ können Sie zur Erstellung eines Termins auch in der linken unteren Menüleiste auf das Symbol [Kalender] klicken und im Kalenderblatt einen Doppelklick auf den gewünschten Tag machen.

Serientermin erstellen

Möchten Sie den Termin wiederkehrend terminieren, klicken Sie auf [Serientyp].

Nun können Sie die Häufigkeit sowie das Zeitintervall der Wiederholung eintragen. Bestätigen Sie mit [OK].

Frei-/Beschäftigt-Informationen

Um die Terminfindung mit anderen Teilnehmern zu erleichtern, stellt der E-Mail-Server der Hochschule Mannheim das Feature zur Einsicht von verfügbaren Zeiträumen, der eingeladenen Personen im Kalender zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierbei, dass diese Funktion aus Gründen des Datenschutzes standardmäßig bei uns an der Hochschule deaktiviert ist.

Falls Sie möchten, dass Hochschulmitglieder bei der Eintragung eines Termins sehen können, ob Sie zum angegebenen Zeitraum „frei“ oder „beschäftigt“ sind, können Sie diese Funktion einschalten. Wichtig: Informationen Ihrer Termine wie z. B. Termintitel, Teilnehmer, Ort oder Terminbeschreibungen können hierbei nicht eingesehen werden.

Die Funktion lässt sich sowohl unter Pronto! als auch unter Webmail einstellen. Anleitungen dazu finden Sie unter:

Anleitung Pronto

Anleitung Webmail

Verfügbarkeit anzeigen

Um die Verfügbarkeit anderer Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins in Outlook anzeigen zu lassen, muss in Outlook noch eine Einstellung vorgenommen werden.

Klicken Sie hierzu in Outlook auf [Datei] und anschließend auf [Optionen].

Danach wählen Sie den Punkt [Kalender] aus und klicken unter „Kalenderoptionen“ auf [Frei/Gebucht-Optionen…].

In dem daraufhin erscheinenden Fenster muss in das Feld „Suchen unter:“ folgender Pfad eingegeben werden:

"https://mail.hs-mannheim.de/~%NAME%/freebusy.vfb" (ohne Anführungszeichen)

Siehe Screenshot:

Klicken Sie danach auf [OK]. Es kann sein, dass dabei folgende Fehlermeldung erscheint:

Diese tritt auf, wenn unter den „Frei/Gebucht-Zeiten der nächsten XX Monate“ eine zu hohe Zahl angegeben ist.

Durch Anhaken der Checkbox vor „Veröffentlichen unter:“, kann die Zahl geändert werden. Hier muss eine Zahl ≤ 36 eingegeben werden.

Anschließend entfernen Sie den Haken vor „Veröffentlichen unter:“ wieder und auf klicken auf [OK].

Die Einrichtung ist damit abgeschlossen. Schließen Sie Outlook daraufhin und starten es einmal neu.

 

Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins anzeigen zu lassen, erstellen sie einen Termin wie oben beschrieben und klicken Sie dann auf [Terminplanung].

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem die Informationen angezeigt werden.
Beachten Sie hierbei, dass diese Funktion nur gegeben ist, wenn die Teilnehmer die Veröffentlichung ihrer Frei-/Beschäftigt-Informationen aktiviert haben.

Empfang von Terminanfragen

Sie bekommen die Terminanfragen per E-Mail zugesendet.

In der oberen Auswahlleiste haben Sie die Möglichkeit den Termin zuzusagen, mit Vorbehalt zu bestätigen, abzulehnen oder einen anderen Termin vorzuschlagen. Möchten Sie zusätzlich einen Text generieren, klicken sie auf das Auswahlfeld und anschließend im Untermenü auf [Antwort vor dem Senden bearbeiten]. Nun kann in das sich öffnende Fenster ein Text eingegeben werden.

Wurde der Link zum Meetingraum unter [Ort] eingegeben, können Sie via Klick auf den Link dem Raum beitreten.

Login erforderlich

Einige Inhalte dieser Seite sind passwortgeschützt. Nach erfolgreichem Login können Mitarbeitende und Professor*innen der Hochschule Mannheim darauf zugreifen.

Mehrere Kalender lokal anlegen und verwalten

Falls die CommuniGate-MAPI-Schnittstelle nicht installiert und eingebunden ist, können Sie Kalender lokal anlegen. Um einen weiteren Kalender lokal anzulegen, klicken Sie auf [Kalender öffnen] und wählen Sie [Neuen leeren Kalender erstellen]. Vergeben Sie einen Namen. Anschließend erscheint der zweite Kalender in der linken Auflistung. Um beide Kalender gleichzeitig angezeigt zu bekommen, wählen Sie beide Häkchen aus.

Bitte beachten Sie, dass lokal angelegte Kalender nur an dem Rechner zur Verfügung stehen, an dem sie eingerichtet wurden. Nach der Anmeldung an einem weiteren Computer kann der Kalender nicht automatisch angezeigt werden.

Termin in Webex Meetings erstellen

Um ein Webex-Meeting zu erstellen, öffnen Sie in Ihrem Browser die Portalseite unter https://hs-mannheim.webex.com und loggen Sie sich dann zunächst mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse und anschließend mit Ihrer zentralen Kennung ein. Auf der Startseite klicken Sie dann auf [Termin ansetzen], um ein Meeting einzurichten.

Daraufhin erscheinen Eingabefelder, in die Sie die gewünschten Daten wie Zeitpunkt und Teilnehmer eintragen können. Durch Klicken auf [Termin ansetzen] wird die Terminanfrage an die Teilnehmer versendet.

Die teilnehmenden Empfänger erhalten eine E-Mail, in der sie über einen enthaltenen Link direkt dem Meeting beitreten können.

In der oberen Auswahlleiste haben Sie die Möglichkeit den Termin zuzusagen, mit Vorbehalt zu bestätigen, abzulehnen oder einen anderen Termin vorzuschlagen. Möchten Sie zusätzlich einen Text generieren, klicken Sie auf das Auswahlfeld und anschließend im Untermenü auf [Antwort vor dem Senden bearbeiten]. Nun kann in das sich öffnende Fenster ein Text eingebeben werden.

Sie haben zudem die Möglichkeit zu einer Besprechung direkt in Ihren persönlichen Meeting-Raum einzuladen. Den Link zu Ihrem perönlichen Meeting-Raum finden Sie im Client von Webex Teams unter [Kalender].

Auf der Portalseite von Webex Meetings finden Sie den Link zu Ihrem persönlichen Meeting-Raum auf der Startseite unter Ihrem Namen.

Falls Sie zu einem Online-Termin in Ihren persönlichen Raum einladen möchten, können Sie den Link bei der Erstellung eines Termins einfach unter [Ort:] einfügen. Die Teilnehmer können diesen Link dann direkt über den Kalender durch Anklicken des Betreffs/Titels einsehen.