Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Outlook

Im Folgenden finden Sie eine Anleitung zu den Kalenderfunktionen in Outlook.

Kalender anzeigen

Um den Kalender zu öffnen, klicken Sie am linken unteren Bildschirmrand auf das Kalendersymbol.

Dargestellt ist die Leiste mit den Funktionen „Mailversand“, „Kalender“, „Kontakte“, „Aufgabe“ und mehr. Diese sind mit Symbolen demonstriert. Farblich hervorgehoben ist das Symbol „Kalender“.

In der oberen Menüleiste können Sie nun weitere Termine und Besprechungen anlegen. Weiterhin ist es möglich die Ansicht des Kalenders zu variieren.

Das Bild zeigt die Menüleiste mit dem markierten Reiter „Start“ und dem hervorgehobenen Feld „neuer Termin“. Des Weiteren sind die Terminansichten „Tagesansicht, Arbeitswoche, Woche und Monat“ gekennzeichnet.

Termin im Outlook-Kalender erstellen

Klicken Sie auf den Reiter [Start], dann auf [Neue Elemente] und schließlich auf [Termin].

Das Bild zeigt die Menüleiste mit dem Reiter „Start“ und der Markierung des Feldes „Neue Elemente“. Weiterhin sieht man ein Untermenü in dem der Reiter „Termin“ hervorgehoben ist.

Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Daten für den Termin eingeben können.

Unter [Betreff] wählen Sie einen Titel für den Termin, welcher Ihnen anschließend im Kalender angezeigt wird. Unter [Ort] können Sie den Raum zur Veranstaltung oder alternativ einen Link zu einem virtuellen Meetingraum eintragen.

Um einen Termin festzulegen, tragen Sie die Zeitdaten in die Felder [Beginn] und [Ende] ein.

Dargestellt ist der Reiter „Termin“ mit der Möglichkeit einen Termin anzulegen. Eingetragen werden können sämtliche Daten. Im Bild hervorgehoben sind die Eingaben „Betreff“, „Ort“, „Beginn bzw. Ende“ sowie das Feld „Teilnehmer einladen“.

Um Teilnehmer einzuladen, klicken Sie auf [Teilnehmer einladen]. Daraufhin erweitert sich die Eingabemaske und Sie können unter [An] die E-Mail-Adresse der Teilnehmer eingeben. Um den Termin zu versenden, klicken Sie auf [Senden].

Abgebildet ist die Eintragung eines Termins bei dem ein Teilnehmer hinzugefügt wird. Das Eingabefeld „An“, sowie der Button „Senden“ ist hier markiert.

Alternativ können Sie zur Erstellung eines Termins auch in der linken unteren Menüleiste auf das Symbol [Kalender] klicken und im Kalenderblatt einen Doppelklick auf den gewünschten Tag machen.

Dargestellt ist die Leiste mit den Funktionen „Mailversand“, „Kalender“, „Kontakte“, „Aufgabe“ und mehr. Diese sind mit Symbolen demonstriert. Farblich hervorgehoben ist das Symbol „Kalender“.

Serientermin erstellen

Möchten Sie den Termin wiederkehrend terminieren, klicken Sie auf [Serientyp].

Zu sehen ist das Eingabefenster zum Anlegen einer Terminserie. In der Menüleiste ist das Feld „Serientyp“ markiert. In dem Fenster können Angaben wie Terminbeginn und Ende sowie die Dauer und die Häufigkeit der Terminwiederholung eingetragen werden.

Nun können Sie die Häufigkeit sowie das Zeitintervall der Wiederholung eintragen. Bestätigen Sie mit [OK].

Frei-/Beschäftigt-Informationen

Um die Terminfindung mit anderen Teilnehmern zu erleichtern, stellt der E-Mail-Server der Hochschule Mannheim das Feature zur Einsicht von verfügbaren Zeiträumen, der eingeladenen Personen im Kalender zur Verfügung. Bitte beachten Sie hierbei, dass diese Funktion aus Gründen des Datenschutzes standardmäßig bei uns an der Hochschule deaktiviert ist.

Falls Sie möchten, dass Hochschulmitglieder bei der Eintragung eines Termins sehen können, ob Sie zum angegebenen Zeitraum „frei“ oder „beschäftigt“ sind, können Sie diese Funktion einschalten. Wichtig: Informationen Ihrer Termine wie z. B. Termintitel, Teilnehmer, Ort oder Terminbeschreibungen können hierbei nicht eingesehen werden.

Die Funktion lässt sich sowohl unter Pronto! als auch unter Webmail einstellen. Anleitungen dazu finden Sie unter:

Anleitung Pronto

Anleitung Webmail

Verfügbarkeit anzeigen

Um die Verfügbarkeit anderer Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins in Outlook anzeigen zu lassen, muss in Outlook noch eine Einstellung vorgenommen werden.

Klicken Sie hierzu in Outlook auf [Datei] und anschließend auf [Optionen].

Abgebildet ist die oberste Menüleiste mit dem ausgewählten Reiter "Start". Links daneben ist der Reiter "Datei" rot umrandet.
Dargestellt ist die Seite unter dem Reiter "Start". Im linken Bereich findet sich eine Menüleiste in der das zweit letzte Feld "Optionen" rot umrandet ist.

Danach wählen Sie den Punkt [Kalender] aus und klicken unter „Kalenderoptionen“ auf [Frei/Gebucht-Optionen…].

Zu sehen ist das Einstellungsfenster der Outlook-Optionen. In der linken Menüleiste ist der Reiter "Kalender" ausgewählt und rot umrandet. Im linken Bereich ist unter der Überschrift "Kalenderoptionen" das Feld "Frei/Gebucht-Optionen" rot umrandet. Rechts unten ist der Buttons "OK" abgebildet, um die Eingabe zu bestätigen. Rechts daneben ermöglicht der Button "Abbrechen" ein Beenden des Vorgangs.

In dem daraufhin erscheinenden Fenster muss in das Feld „Suchen unter:“ folgender Pfad eingegeben werden:

"https://mail.hs-mannheim.de/~%NAME%/freebusy.vfb" (ohne Anführungszeichen)

Siehe Screenshot:

Dargestellt ist das Fenster "Internet_Frei/Gebuchte-Optionen". Es enthält den Hinweis, dass Frei/Gebucht-Informationen von Personen verwendet werden, welche Besprechungen planen und feststellen können, wann Sie zur Verfügung stehen. Im unteren Bereich neben der Angabe "Suchen unter" ist eine URL eingefügt, welche rot umrandet ist.

Klicken Sie danach auf [OK]. Es kann sein, dass dabei folgende Fehlermeldung erscheint:

Dargestellt ist ein Hinweisfenster. Die Freigabe der Ansicht für andere Benutzer der Frei/Gebucht-Zeiten betreffend, ist ungültig. Freie und gebuchte Zeiten können max. für 36 Monate zur Ansicht freigegeben werden. Es soll eine Zahl zwischen 0 und 36 gewählt werden. Darunter befindet sich der Button "OK".

Diese tritt auf, wenn unter den „Frei/Gebucht-Zeiten der nächsten XX Monate“ eine zu hohe Zahl angegeben ist.

Durch Anhaken der Checkbox vor „Veröffentlichen unter:“, kann die Zahl geändert werden. Hier muss eine Zahl ≤ 36 eingegeben werden.

Anschließend entfernen Sie den Haken vor „Veröffentlichen unter:“ wieder und auf klicken auf [OK].

Die Einrichtung ist damit abgeschlossen. Schließen Sie Outlook daraufhin und starten es einmal neu.

 

Um die Verfügbarkeit der Teilnehmer bei der Einrichtung eines Termins anzeigen zu lassen, erstellen sie einen Termin wie oben beschrieben und klicken Sie dann auf [Terminplanung].

Zu sehen ist die obere Menüleiste mit dem ausgewählten Reiter "Termin". In der Auswahlleiste darunter wurde das Feld "Termin" angeklickt. Das Feld darunter "Terminplanung" ist rot umrandet. Im unteren Bereich des Bildes kann ein Termin angelegt werden.

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in dem die Informationen angezeigt werden.
Beachten Sie hierbei, dass diese Funktion nur gegeben ist, wenn die Teilnehmer die Veröffentlichung ihrer Frei-/Beschäftigt-Informationen aktiviert haben.

Zu sehen ist der Reiter "Besprechung" mit der ausgewählten Funktion " Terminplanung". Weiterhin ist eine Tabelle mit Wochentagen und Uhrzeiten zu erkennen. Termine sind blau gekennzeichnet. Im linken Bereich können Teilnehmer eingefügt werden.

Empfang von Terminanfragen

Sie bekommen die Terminanfragen per E-Mail zugesendet.

Abgebildet ist eine eingegangene E-Mail in der der Titel sowie der Absender angezeigt ist.

In der oberen Auswahlleiste haben Sie die Möglichkeit den Termin zuzusagen, mit Vorbehalt zu bestätigen, abzulehnen oder einen anderen Termin vorzuschlagen. Möchten Sie zusätzlich einen Text generieren, klicken sie auf das Auswahlfeld und anschließend im Untermenü auf [Antwort vor dem Senden bearbeiten]. Nun kann in das sich öffnende Fenster ein Text eingegeben werden.

Zu sehen ist eine E-Mail mit der Funktion einer Termineinladung. Im Textfeld befindet sich ein Link zu einem Meetingraum. Im oberen Bildbereich sieht man eine rot hervorgehoben Funktionsleiste mit den Wahlfeldern [Zusagen], [Mit Vorbehalt], [Ablehnen] und [Andere Zeit vorschlagen].
Zu erkennen ist die Funktionsleiste mit dem Wahlfeld [Zusagen]. Dieses ist ausgewählt. Ein Untermenü ist geöffnet und das erste Feld darin [Antwort vor dem Senden bearbeiten] ist rot markiert.

Wurde der Link zum Meetingraum unter [Ort] eingegeben, können Sie via Klick auf den Link dem Raum beitreten.

Login erforderlich

Einige Inhalte dieser Seite sind passwortgeschützt. Nach erfolgreichem Login können Mitarbeitende und Professor*innen der Hochschule Mannheim darauf zugreifen.

Mehrere Kalender lokal anlegen und verwalten

Falls die CommuniGate-MAPI-Schnittstelle nicht installiert und eingebunden ist, können Sie Kalender lokal anlegen. Um einen weiteren Kalender lokal anzulegen, klicken Sie auf [Kalender öffnen] und wählen Sie [Neuen leeren Kalender erstellen]. Vergeben Sie einen Namen. Anschließend erscheint der zweite Kalender in der linken Auflistung. Um beide Kalender gleichzeitig angezeigt zu bekommen, wählen Sie beide Häkchen aus.

Abgebildet ist die Menüleiste mit dem offenen Reiter „Start“ und dem angeklickten Feld „Kalender öffnen“. In dem sich darauf öffnenden Untermenü wird auf „Neuen leeren Kalender erstellen“ geklickt.
Zu erkennen ist die Kalenderauswahl des Nutzers mit den Kalendern, welche er angelegt hat. Vor den einzelnen Kalendern befinden sich Häkchen, mit denen sie ausgewählt werden können. Die Häkchen sind farblich hervorgehoben.

Bitte beachten Sie, dass lokal angelegte Kalender nur an dem Rechner zur Verfügung stehen, an dem sie eingerichtet wurden. Nach der Anmeldung an einem weiteren Computer kann der Kalender nicht automatisch angezeigt werden.

Termin in Webex Meetings erstellen

Um ein Webex-Meeting zu erstellen, öffnen Sie in Ihrem Browser die Portalseite unter https://hs-mannheim.webex.com und loggen Sie sich dann zunächst mit Ihrer Hochschul-E-Mail-Adresse und anschließend mit Ihrer zentralen Kennung ein. Auf der Startseite klicken Sie dann auf [Termin ansetzen], um ein Meeting einzurichten.

Das Bild zeigt die Startseite von Webex. Abgebildet sind die Initialen, der Name des Benutzers, sowie ein Link zum persönlichen Meetingraum. Weiterhin existieren zwei Buttons „Meeting starten“ und „Termin ansetzen“.

Daraufhin erscheinen Eingabefelder, in die Sie die gewünschten Daten wie Zeitpunkt und Teilnehmer eintragen können. Durch Klicken auf [Termin ansetzen] wird die Terminanfrage an die Teilnehmer versendet.

Zu sehen ist ein Eingabefenster in das die Informationen für ein Meeting wie Thema, Datum und Uhrzeit, Wiederholungen und Teilnehmer eingetragen werden können.

Die teilnehmenden Empfänger erhalten eine E-Mail, in der sie über einen enthaltenen Link direkt dem Meeting beitreten können.

In der oberen Auswahlleiste haben Sie die Möglichkeit den Termin zuzusagen, mit Vorbehalt zu bestätigen, abzulehnen oder einen anderen Termin vorzuschlagen. Möchten Sie zusätzlich einen Text generieren, klicken Sie auf das Auswahlfeld und anschließend im Untermenü auf [Antwort vor dem Senden bearbeiten]. Nun kann in das sich öffnende Fenster ein Text eingebeben werden.

Zu sehen sind die Eingabefelder, um einen Termin anzusetzen. In der Zeile "Ort" ist der Link zum Meeting-Raum eingegeben. Dieser ist rot markiert.
Zu erkennen ist die Funktionsleiste mit dem Wahlfeld [Zusagen]. Dieses ist ausgewählt. Ein Untermenü ist geöffnet und das erste Feld darin [Antwort vor dem Senden bearbeiten] ist rot markiert.

Sie haben zudem die Möglichkeit zu einer Besprechung direkt in Ihren persönlichen Meeting-Raum einzuladen. Den Link zu Ihrem perönlichen Meeting-Raum finden Sie im Client von Webex Teams unter [Kalender].

Es ist das Programm Webex Teams abgebildet in dem der Reiter Kalender farblich markiert ist. Der Zugangslink zum Meeting ist auf der rechten Seite ablesbar.

Auf der Portalseite von Webex Meetings finden Sie den Link zu Ihrem persönlichen Meeting-Raum auf der Startseite unter Ihrem Namen.

Es ist das Programm Webex Meetings abgebildet. Der Zugangslink zum Meeting ist neben den Initialen ablesbar.

Falls Sie zu einem Online-Termin in Ihren persönlichen Raum einladen möchten, können Sie den Link bei der Erstellung eines Termins einfach unter [Ort:] einfügen. Die Teilnehmer können diesen Link dann direkt über den Kalender durch Anklicken des Betreffs/Titels einsehen.

Zu sehen sind die Eingabefelder, um einen Termin anzusetzen. In der Zeile "Ort" ist der Link zum Meeting-Raum eingegeben. Dieser ist rot markiert.

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