Häufig gestellte Fragen über MS Outlook im Verwaltungsnetz der Hochschule Mannheim

Wählen Sie Ihre Frage aus und klicken Sie darauf. Sie gelangen daraufhin direkt zu dem entsprechenden Kapitel. Die Bilder in den Kapiteln können Sie per Klick vergößern.

1. Wie aktiviere ich eine Ferienbenachrichtigung?

Klicken Sie nacheinander Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Ferienbenachrichtigung…

Setzen Sie ein Häkchen bei "Aktivieren", geben Sie den Text ein und beenden Sie die Aktivierung mit "OK".

Optional: Geben Sie ein Enddatum ein, wenn es Ihnen bekannt ist.

Wichtig: Häkchen bei "Aktivieren" entfernen, wenn Sie E-Mails wieder persönlich beantworten können und kein Enddatum eingegeben haben.

2. Wie leite ich eine E-Mail automatisch an eine andere E-Mail-Adresse weiter?

Klicken Sie nacheinander Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Regeln auf dem Server.

Wählen Sie Neu, Umleitungs-Regel…

Setzen Sie ein Häkchen bei Alle Nachrichten umleiten an und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Nachrichten weitergeleitet haben möchten.

3. Wie kann ich am effektivsten suchen?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Suchordner innerhalb Ihrer E-Mail-Ordner und wählen Sie Neuer Suchordner…

Klicken Sie auf Benutzerdefinierten Suchordner erstellen, Auswählen, geben Sie einen Namen für die Suche ein und klicken Sie danach auf Kriterien…

Im Fenster "Suchordnerkriterien" geben Sie den Suchbegriff ins Feld Suchen nach ein und im Feld In wählen Sie Häufig verwendeten Textfeldern. Diese Angaben reichen aus, um die Suche sofort zu starten. Sie können Ihre Suche verfeinern, indem Sie unter den Reitern Weitere Optionen und Erweitert weitere Kriterien eingeben.

Die Suche beginnt, nachdem Sie zweimal mit OK die Eingabe der Suchkriterien beendet haben. Auf diese Weise können Sie mehrere "Suchordner" mit verschiedenen Suchkriterien erstellen. Die Suche beginnt jedes Mal sofort, wenn Sie einmal mit der linken Maustaste auf den erstellten Suchordner klicken.

4. Wie erstelle ich einen Spamfilter zum Löschen von Spam?

Wenn Sie Spam durch uns gefiltert oder gelöscht haben möchten, müssen Sie eine Einwilligungserklärung ausfüllen.

Klicken Sie nacheinander Add-Ins, CommuniGate Pro Server, Regeln auf dem Server.

Wählen Sie Neu, Allgemeine Regel…

Geben Sie einen Namen für den Spamfilter ein (z.B. Spam).

Klicken Sie auf den neu eingegebenen Filternamen (z.B. Spam), klicken Sie zur Eingabe der Regel-Bedingung auf Hinzufügen… , wählen Sie im Datenfeld "Kopfzeilen-Feld", wählen Sie als Operation "ist in", geben Sie als Parameter exakt "X-SPAM-FLAG: YES" ein und schließen Sie die Eingabe mit "OK" ab.

Klicken Sie zur Eingabe der Regel-Tätigkeit auf Hinzufügen… , wählen Sie als Tätigkeit "Speichern in" und geben Sie als Parameter exakt den Ordnernamen (z.B. Junk-E-Mail) ein, um die Spam-E-Mail in einem separaten Ordner abzulegen. Der Ordner muss bereits vorhanden sein. Schließen Sie die Eingabe mit "OK" ab.

Wählen Sie noch einmal "Hinzufügen…" und als Tätigkeit "Verwerfen", um die ursprüngliche Spam-E-Mail aus dem Eingangsordner zu löschen. Schließen Sie die Eingabe mit "OK" ab.

Der fertige Spamfilter sieht folgendermaßen aus:

5. Wie gebe ich einen E-Mail-Ordner von mir frei?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden E-Mail-Ordner (z. B. Eingangsordner) und wählen Sie Eigenschaften.

Klicken Sie auf den Reiter Zugriffsrechte, dann auf Hinzufügen… und geben Sie den Benutzernamen der Person ein, die Zugriff auf diesen  E-Mail-Ordner erhalten soll. Der Benutzername ist der Intranetbenutzername, den die Person vom Rechenzentrum erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben geschrieben.

Klicken Sie den neu eingegebenen Benutzernamen an, um die Rechte anzuwählen, die die Person für den E-Mail-Ordner erhalten soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch OK.

6. Wie gebe ich einen Kalender von mir frei?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den freizugebenden Kalender und gehen Sie genauso vor, wie es unter "5. Wie gebe ich einen E-Mail-Ordner frei?" beschrieben ist.

7. Wie gebe ich ein Adressbuch von mir frei?

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das freizugebende Adressbuch und gehen Sie genauso vor, wie es unter "5. Wie gebe ich einen E-Mail-Ordner von mir frei?" beschrieben ist.

8. Wie binde ich einen für mich freigegebenen E-Mail-Ordner ein?

Klicken Sie hintereinander auf Datei, Informationen, Kontoeinstellungen, Kontoeinstellungen…

Klicken Sie doppelt auf Communigate Pro Server.

Wählen Sie den Reiter Erweitert, klicken Sie auf Hinzufügen… und geben Sie den Benutzernamen der Person ein, die Zugriff auf ihren  E-Mail-Ordner gewährt hat. Der Benutzername ist der Intranetbenutzername, den die Person von der Campus IT erhalten hat. Es ist in der Regel der Nachname in Kleinbuchstaben geschrieben. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

Hinweis: Der Domainname muss mit dem Benutzernamen in der Form <benutzername>@<zusatz>.hs-mannheim.de zusätzlich eingetragen werden, wenn der Domainname nicht auf @hs-mannheim.de endet.

Beispiel: sekretariat@xyxz.hs-mannheim.de muss vollständig eingetragen werden.

Daraufhin erscheint der freigegebene Ordner mit dem Benutzernamen des Besitzers innerhalb der E-Mail-Ordner von Ihnen.

9. Wie binde ich einen für mich freigegebenen Kalender ein?

Gehen Sie genauso vor, wie es unter "8. Wie binde ich einen für mich freigegebenen E-Mail-Ordner ein?" beschrieben ist.

10. Wie binde ich ein für mich freigegebenes Adressbuch ein?

Gehen Sie genauso vor, wie es unter "8. Wie binde ich einen für mich freigegebenen E-Mail-Ordner ein?" beschrieben ist.

11. Kann ich für Personen E-Mail-Ordner, Kalender oder Adressbücher freigeben, die außerhalb der Hochschule Mannheim ein E-Mail-Konto haben?

Nein, das ist nicht möglich.

12. Unter dem Reiter Add-Ins erscheint bei mir "CommuniGate Pro Server" nicht. Woran kann das liegen?

Dieses Problem kann verschiedene Ursachen haben. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an die Funktionsadresse email@hs-mannheim.de.

13. Meine gesendeten E-Mails kommen beim Empfänger nicht an und ich erhalte keine neuen E-Mails. Woran kann das liegen?

Die häufigste Ursache ist, dass MS Outlook sich im Offline-Modus befindet. Das kann passieren, wenn MS Outlook aus verschiedenen Gründen die Verbindung zum E-Mail-Server verliert. Folgende Meldung kann auch erscheinen, wenn Sie versuchen, im Offline-Modus eine E-Mail zu öffnen:

Überprüfen Sie folgende Einstellung, um das Problem zu beheben: „Offline arbeiten“ unter dem Reiter „Senden/Empfangen“ ist fälschlicherweise angeklickt:

Korrigieren Sie diese Einstellung, indem Sie nur einmal auf „Offline arbeiten“ klicken: